I jen zdánlivě malá chyba při přípravě nabídky může vést k nekompromisnímu vyřazení vaší firmy hned na začátku veřejné soutěže. Jak tedy postupovat a kterých nejčastějších chyb se vyvarovat?
VEŘEJNÉ ZAKÁZKY A DODAVATELÉ
I jen zdánlivě malá chyba při přípravě nabídky může vést k nekompromisnímu vyřazení vaší firmy hned na začátku veřejné soutěže. Jak tedy postupovat a kterých nejčastějších chyb se vyvarovat?
Všichni, kteří mají nějaké zkušenosti se zpracováním nabídky z pozice dodavatele veřejné zakázky, pocítili na vlastní kůži nástrahy a ošidnosti, které musí překonat, aby jejich námaha a peníze vynaložené na získání či úřední ověření dokumentů a kompletaci nabídky nebyly jen odepsanou investicí. Řeč je o chybách, kterých se dodavatelé dopouštějí a tím v podstatě sami sobě brání v úspěchu.
Je zřejmé, že příprava nabídky vyžaduje nejvyšší stupeň obezřetnosti a pečlivosti. I jen zdánlivě malé přehlédnutí má za následek nesplnění podmínek stanovených zadavatelem v zadávací dokumentaci a nekompromisní vyřazení takovéto nabídky hodnotící komisí již v prvním kole - při otevírání obálek uchazečů.
ZÁKLADEM JE ZADÁVACÍ DOKUMENTACE Veřejné zakázky jsou nově upraveny zákonem č. 137/2006 Sb., účinným od letošního 1. července (podrobněji v Profitu č. 12/2006).
Na počátku celého procesu tvorby nabídky stojí zadávací dokumentace. Na základě zákona o veřejných zakázkách (dále jen ZVZ) v ní najdeme:
- specifikaci předmětu veřejné zakázky,
- obchodní a technické podmínky,
- požadavky na varianty nabídek,
- podmínky a požadavky na způsob
zpracování nabídkové ceny,
- způsob a kritéria hodnocení nabídek,
- požadavky zadavatele na prokázání splnění kvalifikace (§ 50 ZVZ),
- případně další požadavky zadavatele.
Všechny zmíněné náležitosti jsou taxativním způsobem vymezeny zmíněným zákonem, proto je musí (podle stanovených podmínek a kritérií) dodavatelé ve svých nabídkách plně respektovat.
NEJČASTĚJŠÍ CHYBY DODAVATELŮ Pomineme-li fakt, kdy si dodavatel nevyzvedl včas (v termínu stanoveném zadavatelem) zadávací dokumentaci, jsou nejčastější chyby dodavatelů následující:
- Dodavatel nerespektuje plně podmínky prokázání kvalifikace. Nedoloží tedy řádně všechny skutečnosti, či je doloží jinými dokumenty, než které zadavatel požaduje (jestliže zadavatel v zadávací dokumentaci současně nepřipustil jiné doklady k prokázání kvalifikace).
- Doložené dokumenty nejsou v souladu s § 57 ZVZ správného stáří a nejsou doloženy v originále či úředně ověřených kopiích (pakliže není v zadávací dokumentaci stanoveno jinak).
- Dodavatel nevyužije své právo na dodatečné informace podle § 49 odst. 1 ZVZ ve stanovené lhůtě, případně tak činí jinou formou než jak ukládá zákon (o informace nebo upřesnění zadávací dokumentace totiž musí požádat písemně).
- Nabídková cena není zpracována podle požadavků zadavatele a nesplňuje tak kritéria k jejímu hodnocení, případně jsou v ní obsaženy početní chyby mající vliv na nabídkovou cenu. Například je uvedena pouze jednotková cena, chybí celková cena za kompletní plnění a podobně.
- Dodavatel uvede ve své nabídce variantní řešení v rozporu se zadávacími podmínkami. Variantní řešení v nabídce je přípustné pouze tehdy, je-li veřejná zakázka zadána na základě hodnotícího kritéria ekonomické výhodnosti a zadavatel tuto možnost v zadávací dokumentaci předem připustil (§ 70 odst. 1 ZVZ).
- V nabídce je uvedena smlouva, která není řádně podepsána oprávněnou osobou (§ 68 odst. 2 ZVZ).
- Z přiloženého návrhu smlouvy nevyplývá, že je uchazeč vázán celým obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty.
- Je-li hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost, nevěnuje dodavatel při přípravě nabídky dostatečnou pozornost všem hodnoceným kritériím - bere tedy v úvahu pouze cenu. Zároveň nedostatečně rozpracuje (případně nezpracuje vůbec) splnění či doložení (prokázání) ostatních kritérií, která přitom mnohdy mívají vysokou váhu.
- V nabídce je škrtáno, jsou v ní opravovány texty či výpočty, což může zadavatele uvést v omyl.
- Nabídka neobsahuje specifikaci části veřejné zakázky zadané subdodavateli včetně jeho identifikace, ačkoli tuto povinnost zadavatel v zadávací dokumentaci stanovil (§ 44 odst. 6 ZVZ).
- Při poskytnutí jistoty formou bankovní záruky není tato záruka platná po celou dobu zadávací lhůty (§ 67 odst. 5 ZVZ).
- Nabídka je podána až po lhůtě stanovené zadavatelem k podání nabídek. Je nutné věnovat pozornost nejen konkrétnímu datu, ale též hodině a minutě ukončení příjmu nabídek.
- Nabídka není podána v řádně uzavřené obálce s uvedením názvu veřejné zakázky a adresy, na kterou je možno nabídku vrátit (§ 69 odst. 5 ZVZ).
- Nabídka není dostatečně zabezpečená proti manipulaci.
- Uchazeč podá sám nabídku, ačkoliv je ve stejné soutěži současně subdodavatelem jiného dodavatele (§ 69 odst. 2 ZVZ).
