Jedním ze softwarů, který Seyfor podnikatelům poskytuje, je aplikace iDoklad. Ta firmám pomáhá především s problematikou včasné a správné fakturace, aby peníze, které daná společnost či živnostník utrží, jim byly zavčas také připsány na účet. V současnosti má iDoklad v Česku a na Slovensku na 50 tisíc platících uživatelů. V součtu se všemi ostatními, kteří tento software používají v bezplatné verzi, jich je zhruba dvojnásobek. A další rychle přibývají.
Znamená to snad, že zdejší živnostníci i malé firmy konečně začínají přicházet digitalizaci svých účetních procesů na chuť? Nejen o tom se dočtete v rozhovoru, který Loukota poskytl exkluzivně redakci Euro.cz.
Pane Loukoto, jak si české podniky, potažmo živnostníci obecně vedou ohledně splácení faktur? Jaká je jejich platební morálka?
Dobrou zprávou je, že platební morálka v Česku naštěstí není nijak kritická. Z dat, která máme k dispozici, bychom Evropu mohli rozdělit na dvě půlky – severní a jižní. Země spadající do té severní části (kam patří i Česko) jsou na tom s platební morálkou lépe než firmy a podnikatelé „z jihu“. Zároveň ale platí, že jsme na tom lépe i než třeba Slováci.
Průměrně to vychází tak, že u českých živnostníků a malých firem je problémová každá desátá faktura – problémová v tom smyslu, že nebyla uhrazena více než 30 dní po splatnosti, nebo nebyla uhrazena vůbec.
Na Slovensku je platební morálka výrazně horší. Zatímco v roce 2019 zde bylo uhrazeno 86 procent faktur, vloni to bylo o čtyři procentní body méně. A to navíc navzdory faktu, že mírně klesá podíl faktur uhrazených až po splatnosti a stejně jako u nás se tam zkracuje doba prodlení – na loňských 17 dnů ve srovnání se 40 dny v roce 2019.
Jaké jsou nejčastější důvody pro vznik včas nesplacené faktury?
Ve většině případů jde o snahu poskytnout sám sobě jakýsi úvěr s nulovým úrokem. Tedy jinak řečeno, když na tuto situaci dojde, je to způsobeno tím, že daný živnostník či firma už dopředu věděli, že fakturu včas nesplatí a chtěli tímto způsobem dát sobě čas na vylepšení vlastního cash-flow. Jdou do toho s tím, že když fakturu uhradí později, tak se jim vlastně vůbec nic nestane.
Netvrdím, že by fakturu nechtěli uhradit vůbec, ale sází zkrátka na to, že když ji uhradí po splatnosti, tak jim za to v podstatě žádný postih nehrozí. To je tedy ona nejčastější příčina, proč takové nesplacené faktury vůbec vznikají. Samozřejmě je ale potřeba dodat, že je zde i spousta podnikatelů a firem, kteří se naopak snaží faktury platit co nejdříve. To jsou ty opačné, radostnější případy.
Další příčinou včas nesplacených faktur bývají administrativní chyby. Ne vždy se totiž podaří fakturu doručit na správnou adresu, ne vždy má všechny náležitosti – což je dáno třeba tím, že řada především menších podnikatelů stále fakturuje pomocí Excelu. A co se třetí skupiny týče, to jsou už právě ti notoričtí neplatiči, kterých ale naštěstí není tolik.
Jak mohou firmy a živnostníci této hrozbě předcházet?
Dovolím si tvrdit, že by si každý podnikatel a každá firma měli ve svém vlastním zájmu udělat domácí úkol a svého partnera si prověřit hned na začátku. Řada účetních a fakturačních softwarů je v dnešní době napojená na různé registry neplatičů, kde se toto dá spolehlivě ověřit. Problémem nicméně je, že spousta podnikatelů, hlavně tedy těch menších, zadává informace o svém obchodním partnerovi do těchto systémů právě až ve chvíli, kdy se jim chystají vystavit fakturu. Což je pochopitelně pozdě. K tomuhle má docházet na samotném začátku celého procesu.
To dává naprostý smysl. Přesto, jak říkáte, spousta lidí a firem to nedělá. Jak je to tedy naučit?
My sami pro zájemce organizujeme jakési mini akademie, pod kterými si lze představit sadu výukových kurzů, kde se je snažíme edukovat a naučit, jak nejlépe dělat byznys. Sami ovšem pozorujeme, že z jejich strany je zájem především o silová témata typu, co všechno je potřeba zařídit, když člověk začíná podnikat, kde všude se musí zaregistrovat, co může dělat a co naopak dělat nemůže a tak dále. Tím chci říct, že problematika nesplacených faktur pro ně naneštěstí není až tak zásadní a začnou se jí zabývat, až když ten problém nastane.
Faktoring se v Česku zatím příliš neuchytil
Jak moc české firmy a živnostníci využívají institutu takzvaného faktoringu, kdy faktoringová společnost firmě fakturu zčásti proplatí ihned a zbytek peněz dodá po uhrazení odběratelem?
Co jsme vyčetli z dat, která máme k dispozici, tak bych řekl, že Češi faktoring využívají v podstatně menší míře, než je v Evropě běžné. Tento institut se u nás příliš neuchytil, což je dáno například tím, že – pokud se bavíme o OSVČ – jimi vystavované faktury nemají povětšinou tak dlouhou dobu splatnosti, aby se je vyplatilo zkracovat, a zároveň se nejedná o tak velké částky.
Navíc platí, že každá faktoringová společnost si klienta nejdříve sama „oskóringuje“, což má pochopitelně v případě malých živnostníků své limity. Třetím důvodem pak je i neochota těchto lidí sdílet citlivé údaje se třetí stranou.
Tedy jinými slovy, ano, určitě se podnikatelé, kteří faktoringu využívají, najdou, ale rozhodně jich není tolik, aby se dalo tvrdit, že se jedná o něco, co je u nás běžné.
Setkali jste se v Seyforu s nějakým konkrétním případem, kdy firma či živnostník právě vinou nesplacených faktur ze strany svých odběratelů zkrachovala?
Těch firem a podnikatelů je ve skutečnosti opravdu hodně. Zjistíme to například tehdy, když s námi klient neprodlouží předplatné, protože v takových případech začneme pátrat po důvodech, načež se kolikrát ukáže, že zkrátka musel podnikání ukončit třeba právě z důvodu včas nesplacených faktur.
Existuje nějaké obecné pravidlo, které říká, kolik peněžních prostředků by malá či středně velká firma měla mít stranou, aby byla schopna počet faktur po splatnosti redukovat na minimum? Například určitým podílem k celkovým tržbám a podobně?
Záleží na řadě faktorů – například kolik má firma odběratelů, jak moc má v tomto ohledu diverzifikované portfolio a tak podobně. Když jsou zákazníků jednotky, pak to riziko samozřejmě narůstá.
A co se rezervy týče, říká se, že každý člověk by měl mít v ideálním případě rezervu odpovídající třem měsíčním platům. No a v případě firem či podnikatelů by ta rezerva měla být minimálně šestiměsíční, ideálně i dvanáctiměsíční. Pochopitelně ne všichni to takhle mají, ale jsem přesvědčen, že pokud by tomu tak bylo, bylo by to ideální. Takto vysokou rezervu už skutečně lze považovat za adekvátní.
Moderní technologie vyřeší ledasco
Které firmy a kteří živnostníci jsou problémem s nesplácením faktur nejvíce ohroženi?
Platí zde nepřímá úměra – to znamená, že čím menší daná firma či podnikatel je, tím větší je i riziko. Celé to ale vzniká už v době uzavírání smlouvy, přičemž jde zejména o to, jak moc můžete dané podmínky ovlivnit, jaká je vaše vyjednávací pozice.
Aby člověk nesplácení faktur předešel, je potřeba pro to nastavit smluvní podmínky. To znamená zajistit se například zálohami, zkrátit dobu splatnosti, jak jen to půjde, využívat automatizované nástroje, které fakturaci do značné míry vyřeší za vás a co nejrychleji, a tak dále.
Jak moc riziko narůstá v případě, když firma obchoduje se zahraničními partnery? Jaké další faktory do toho vstupují?
V takovém případě samozřejmě přibývá riziko výkyvu devizového kurzu, kdy firmám a podnikatelům právě v souvislosti s tím mohou vzniknout dodatečné náklady. Na druhou stranu platí, že toto riziko jde celkem dobře pokrýt například kurzovým zajištěním, které ale pochopitelně také stojí nějaké peníze, které třeba ne každý živnostník je ochoten vynaložit. Ale to už je na vyhodnocení každého z nich, jestli jim to za to stojí, či nikoliv.
Existuje nějaká konkrétní částka, od kdy se o této formě zajištění vyplatí uvažovat?
Já osobně bych to posuzoval spíše podle velikosti vlastních tržeb. Ve chvíli, kdy vidím, že pro mě daná zakázka začíná být finančně významná – ať už to znamená cokoliv –, pak se o tom určitě přemýšlet vyplatí.
Před chvílí jste zmínil, že některé firmy či živnostníci nadále fakturují v Excelu. To jsme na tom s digitalizací opravdu tak špatně, nebo se jedná spíše o výjimky?
I vzhledem k tomu, že naše firma pořád roste, tak je to naštěstí lepší a lepší. Což je určitě dobrá zpráva. Lidé si začínají uvědomovat benefity, které jim nástroje, jaké poskytujeme třeba my, nabízejí – tedy především onu rychlost a automatizaci, ale také komunikaci s bankou, kdy lze uhrazení faktury ihned ověřit na bankovním účtu, a podobně.
Pořád platí, že zejména malých živnostníků fakturujících v Excelu je celkem dost, ale naštěstí, jak říkám, je tento trend spíše na ústupu a naopak čím dál tím víc se do popředí dostává digitalizace.
Vaše rada na závěr?
Už jsem to částečně zmínil, ale i tak bych rád znovu zdůraznil, že co se problematiky splácení faktur a obecně cash-flow týče, je potřeba ji začít řešit opravdu už ve chvíli, kdy člověk podepisuje kontrakt, nikoliv až poté. V tom za mě vidím jednu z nejčastějších chyb zdejších živnostníků a malých firem.
Dále je nutné říct, že i když je člověk ve svém řemeslu či oboru mistrem, faktury a účetnictví jsou něco zcela jiného, a proto je dobré to nechat profesionálům a co možná nejvíce zautomatizovat. Protože dnešní technologie takové problémy řešit umí.
