Účetnictví je synonymem pro šanony, stohy papírů a rutinní úkony. Nebo spíš bylo? I tento obor se totiž s menšími či někde o trochu většími problémy snaží jít s dobou a postupně se digitalizuje, což firmám pochopitelně značně usnadňuje jejich každodenní život.
Podniky, které přešly na automatizované systémy, snížily administrativní zátěž a ušetřily až polovinu času věnovaného manuálnímu zpracování dokladů. A čas jsou peníze. „Účetní tráví hodiny ručním tříděním a zpracováním dokladů, anebo naháněním kolegů a klientů, kteří nedodali účetní podklady, což firmám bere čas i peníze,“ říká spoluzakladatel a technický ředitel wflow David Groh. Právě tento tuzemský startup ve spolupráci s Českou spořitelnou a společností Visa vyvinul „účetní“ firemní kartu, která dohlédne nejen na správnost transakcí, ale všechny doklady také automaticky zařadí do příslušných kategorií a odešle do účetního systému.
„Náš software načte doklad z platebních terminálů, vytěží z něj data, předpoví zaúčtování a pošle dál ke schválení správným lidem – ti jen kliknou v mobilu a je hotovo. Digitalizace ale musí začít už u samotného placení, proto jsme přišli s řešením, které firmám celý platební a účetní proces ještě více usnadní,“ dodává Groh.
Pilotní projekt již běží
Nové řešení pro firemní klienty začali ve wflow, které je od roku 2022 součástí investičního portfolia Seed Starteru České spořitelny, testovat letos v únoru. V pilotním projektu novinku využívají již desítky firem z různých oborů, jako jsou logistika, technologie nebo služby. Těm šetří nejen čas strávený hledáním a tříděním účetních dokladů, ale rovněž brání zneužití peněz.
„Karta funguje na komerční bázi a její vydávání konkrétním fyzickým nebo právnickým osobám se neliší od zavedených postupů a pravidel, používaných na českém bankovním trhu. Transakce se automaticky synchronizují s mobilní aplikací wflow, ve které je možné všechny pohyby peněz třídit, pracovat s účetními doklady a schvalovat. Nemůže tudíž dojít k finančnímu úniku nebo ztrátě dat. Tento typ placení a třídění dokladů není volba, ale nutnost, a proto má velkou budoucnost,“ tvrdí Product Owner z České spořitelny Miroslav Koubek.
Karta „na cokoliv“
Zmíněná platební karta existuje v plastové i virtuální podobě. Umí rychle zpracovat firemní platby spojené s pracovními cestami (například ubytování, doprava, pronájem auta), stejně jako s provozními výdaji typu pracovních obědů, nákupu kancelářských potřeb, softwarových licencí nebo úhrad za reklamu a marketing.
Po provedení platby se transakce automaticky synchronizuje s mobilní aplikací, kde se propojí s účetními doklady. Uživatel následně vyfotí účtenku přes aplikaci a označí ji příslušnou kategorií. Systém, jenž mimo jiné umí spravovat třeba i limity plateb, poté připraví transakci ke schválení. Na konci celého procesu je pak účetní, která doklad odešle do příslušné kolonky v účetním softwaru.
Karta je navíc integrovaná s cloudovou platformou wflow, jež automatizuje správu účetních dokumentů, a schválené transakce jsou z ní automaticky odesílány do příslušného účetního systému. Těch hlavních je přitom v Česku zhruba padesát.
Šest tisíc firem z osmnácti zemí
Groh wflow založil v roce 2018 spolu s Robertem Soudným. Při jeho vzniku využili desítky let zkušeností v oboru, který je po čase tak trochu začal frustrovat. Proto s pomocí umělé inteligence vytvořili nástroj pro digitalizaci účetnictví a firemních výdajů, jenž v současné době využívá už více než 6100 firem v 18 zemích a jehož prostřednictvím se měsíčně zpracuje okolo 400 tisíc dokladů v celkové hodnotě přesahující jednu miliardu eur (přes 25 miliard korun).
Roční opakované příjmy firmy dosáhly na konci roku 2024 necelých tří milionů eur (asi 75 milionů korun), což představuje meziroční růst téměř o 60 procent. Letos pak ve wflow chystají další rozšíření automatizovaných účetních procesů a také plánují expanzi na další zahraniční trhy.
