Ztrácíte firemní smlouvy a faktury? Už nebudete - Euro.cz

Zprávy

Přihlášení

Ztrácíte firemní smlouvy a faktury? Už nebudete

,
Ztrácíte firemní smlouvy a faktury? Už nebudete
Komerční sdělení

Dejte vale tištěným fakturám, šanonům a horám papíru v kanceláři. K důležitým dokumentům se dostanete elektronicky odkudkoli a můžete je i schvalovat a podepisovat, ať už jste kdekoli.

Zdlouhavý a neefektivní proces schvalování faktur řešila česká pobočka německé skupiny Mahr, která se s pozoruhodnou historií zabývá vývojem a výrobou jak standardizovaných průmyslových měřidel, tak vysoce customizovaných řešení v oblasti metrologie, jimiž podporuje systémy řízení kvality např. předním průmyslovým koncernům Robert Bosch GmbH či Daimler AG. Všechny faktury si ve firmě tiskli, přidávali k nim „košilky“, na které vyplnili potřebné údaje, jako je datum přijetí, datum splatnosti, předmět plnění a podpis odpovědného manažera, který fakturu schválil. Teprve poté se faktura dostala na finanční oddělení, aby mohla být zaúčtována a proplacena.

Jenže tímto způsobem zpracování obecně nebylo možné zajistit, aby se faktury neztrácely, nevznikaly jejich duplikáty, neobjevovaly se poté původní verze, které někomu ve firmě ležely týdny na stole, a podobně. Nepřesnostem v měsíčních účetních závěrkách a upomínkám dodavatelů se tak nebylo možné zcela vyhnout.

Konec „košilkám“ a papírovým fakturám

Firma se tedy rozhodla poohlédnout po řešení, které by jí umožnilo faktury, ale i různé interní žádanky, jako jsou knihy jízd a cestovní příkazy, dovolenky, žádosti o přesuny/vyřazení investičních majetků a jiné přehledně evidovat a hlídat. Pokud možno elektronicky, aby bylo vše dostupné na jednom místě a dokumenty se nemusely dohledávat po kancelářích. Volba padla na aplikaci Sofa od společnosti Software602, která umožňuje elektronický oběh interních dokumentů, jejich schvalování, elektronické podepisování a archivaci, přičemž není závislá na tom, že by ji zaměstnanci museli využívat pouze v kanceláři v rámci firemní sítě. Sofa je cloudová aplikace, takže k firemním dokumentům se oprávnění uživatelé dostanou odkudkoli a potřebují k tomu pouze chytré zařízení a připojení k internetu.

Veškeré příchozí dokumenty firma nahraje do Sofa (a je jedno, zda jsou již od počátku elektronické, nebo přijdou v papírové podobě – v takovém případě je stačí pouze naskenovat a pustit do oběhu prostřednictvím Sofa), aplikace jim automaticky přidělí evidenční číslo a poté stačí ke každému dokumentu přidat odpovědné zaměstnance, kteří s ním mají nakládat. V každé fázi existence dokumentu je hned jasné, zda čeká na schválení, kdo s ním naposledy pracoval a jaké v něm udělal změny. Pokud zaměstnanec potřebuje například schválit fakturu, připojí k procesu zpracování odpovědného manažera, kterému okamžitě přijde notifikace, aby daný dokument zkontroloval a odsouhlasil, případně vrátil zpět s komentáři a požadavky na změny.

Finanční oddělení tak dostalo tímto principem pod kontrolu, jaké doklady a kde v procesu se nacházejí, díky přehledům poskytovaným v prostředí Sofa. Dále pak díky možným exportům dat, která jsou následně využita v rámci interního reportingu. Jde například o přehled neschválených přijatých faktur po jednotlivých odpovědných osobách jako nástroj měsíční účetní závěrky s cílem zaúčtovat veškeré nákladové případy, které s daným obdobím věcně a časově souvisejí.

Lockdown firmu nezaskočil, fungovala jako před pandemií

To vše se děje v online prostředí, kdy ani jeden z komunikujících zaměstnanců nemusí sedět v kanceláři. Přesně to vedle přehlednosti a pořádku v interních dokumentech Mahr na aplikaci Sofa nejvíce ocenil. Elektronický oběh dokumentů přinesl velkou časovou úsporu, urychlení a přehlednost práce. Dostupnost veškerých potřebných dokumentů i mimo kancelář firma ocenila zejména v době povinných lockdownů a hromadných home officů, na které byla díky Sofa skvěle připravena a během nichž nebyly firemní procesy pandemií koronaviru a vládními opatřeními proti šíření viru nijak narušeny. Jiné firmy tento problém řešily až ve chvíli, kdy takový stav nastal a trvalo jim několik týdnů až měsíců, než přešly na plně digitální oběh a schvalování dokumentů.

Aplikaci Sofa lze přizpůsobit individuálním požadavkům jednotlivých firem, čehož společnost Mahr plně využila. Implementace takového řešení na míru je sice o něco časově náročnější a komplikovanější, ale mnohonásobně se vyplatí. Software602 zaměstnance vyškolila, aby dokázali aplikaci Sofa používat naplno, a poskytuje společnosti Mahr servis v případě, že se vyskytnou nečekané komplikace. V české pobočce společnosti Mahr využívá aplikaci Sofa šest desítek zaměstnanců a účetní oddělení už nemá žádné prodlevy se schvalováním a proplácením faktur dodavatelům. Zavedení Sofa od výběru řešení po plné využívání aplikace zaměstnanci přitom zabralo pouhé dva měsíce, a to včetně všech individuálních úprav požadovaných klientem.

Sofa umí ale mnohem víc: podepíšete s ní dokument i z mobilu

U bezpapírového oběhu firemních dokumentů bez potřeby být v dosahu firemní sítě ale výhody aplikace Sofa nekončí. Jejím prostřednictvím lze smlouvy, faktury a další druhy dokumentů nejen schvalovat, ale také podepisovat – takže k podpisu smlouvy už není třeba si dokument vytisknout a použít propisku a klasické razítko, vše vyřídíte elektronicky třeba z mobilního telefonu a odkudkoli, kde je internetové připojení nebo alespoň mobilní data.  V jeden okamžik tak můžete vyhledávat mezi firemními dokumenty, upravovat je, schvalovat, zadávat požadavky na jejich úpravu, podepisovat a zasílat je třeba obchodním partnerům. To vše se dosud muselo dělat z kanceláře od psacího stolu, a to hodně zdržovalo.

Všechny dokumenty v rámci Sofa lze rovnou elektronicky archivovat, a to v souladu s evropským nařízením eIDAS. Nastavit lze také jejich skartaci, až nastane čas na jejich bezpečnou likvidaci. Zkrátka Sofa je ultimátním řešením kanceláře v kapse, která šetří čas i peníze, a naopak pomáhá k větší efektivitě firemních procesů. Žádná zakázka, žádný obchodní partner a žádný dokument už nebudou v prodlevě, i kdyby hrozily další dlouhé lockdowny a nucená práce z domova.