IT vybavení má odpovídat potřebám lidí, nikoliv naopak - Euro.cz

Přihlášení

IT vybavení má odpovídat potřebám lidí, nikoliv naopak

,
IT vybavení má odpovídat potřebám lidí, nikoliv naopak
Zdroj: Dell
Komerční sdělení

Práce na dálku se stala každodenní součástí života a nedá se předpokládat, že by se to z nějakého důvodu změnilo. Je to velká změna oproti tomu na, co byly zvyklé předchozí generace zaměstnanců i firmy. Aby takový způsob práce byl co nejefektivnější, nelze se vyhnout optimalizaci IT vybavení pracovníků. Jedině ti, kdo v procesu nákupu zohlední potřeby zaměstnanců, budou schopni zajistit jejich spokojenost a produktivitu.

Dnešní podniky zaměstnávají příslušníky širšího rozmezí generací, než tomu bylo v minulosti: baby-boomers, generace X, generace Y (tzv. mileniálové) a generace Z. Ti všichni se vzájemně výrazně liší kvalifikací, způsobem práce, nároky na zaměstnavatele a v neposlední řadě názorem na přiměřené rozložení pracovního a soukromého života. Vedle mezigeneračních rozdílů se mění naše požadavky na technické vybavení také vlivem změn způsobu práce. Týká se to mimo jiné flexibilních modelů práce a práce na dálku.

„Zhruba 80 % příslušníků generace Z uvádí, že je pro ně při volbě zaměstnavatele jednou z nejvyšších priorit vysoký standard IT vybavení. Jsou na svých soukromých zařízeních zvyklí na výkonné nástroje a aplikace a očekávají, že firmy budou poskytovat přinejmenším stejně výkonnou IT infrastrukturu. IT vybavení se tak stává dalším a poměrně významným nástrojem v boji a talenty,“ upozorňuje Petr Zajíček, Client Solution Manager společnosti Dell Technologies. Na druhé straně se poměrně mnoho starších zaměstnanců stále potýká s novými digitálními technologiemi, protože se musí neustále seznamovat s novými nástroji a aplikacemi a naučit se zcela novým způsobům práce.

Nové klíčové ukazatele výkonnosti

V boji o kvalitní pracovní sílu na trhu práce se firmy neobejdou bez mladých lidí, kteří vyrostli v digitálním věku, ani bez starších technicky zkušených pracovníků. Obě skupiny přináší kvalifikaci a schopnosti nezbytné z hlediska konkurenceschopnosti. Diverzita je pro ni zásadní. Chtějí-li firmy podpořit všechny generace v tom, jak vykonávají svou práci, musí v procesu změn zohledňovat jejich odlišné potřeby a přijímat opatření, která přijetí změn ze strany zaměstnanců podpoří.

V první řadě je nutné pro změny nadchnout vedení firmy. To musí sladit strategické cíle a vytvořit podmínky pro zavádění změn. Někdy mohou mít podobu změny klíčových ukazatelů výkonnosti pro IT oddělení. V minulosti bývala cílem maximální možná ekonomická úspornost instalace pracovních stanic a zajištění jejich snadné správy. Dnes se moderní podniky zaměřují na „spokojenost interních zákazníků“ a efektivitu. Z toho důvodu je důležité osobní zaměření procesu pořizování IT vybavení pro zaměstnance, tj. nákup nových PC, notebooků, klávesnic a myší. „Nepořizuje se IT vybavení podle nějakých tabulkových parametrů a uživatel ať se přizpůsobí, ale vybírá se zařízení tak, aby odpovídalo potřebám zaměstnanců. Někdo potřebuje vysoký výkon, který mu zajistí nejnovější generace procesorů Intel, někdo jiný bude preferovat nízkou hmotnost notebooku a výdrž a někomu usnadní práci automatizované přihlašování prostřednictvím Intel proximity sensoru. Možná, že většina z nás už bude chtít v příštím stroji nový chipset Intelu, který dokáže vylepšit obraz při videokonferencích. To staví člověka a jeho potřeby do popředí,“ dává návod, jak se k problematice postavit Petr Zajíček.

Analýza potřeb

Pracoviště by mělo být zařízeno takovým způsobem, aby zaměstnanci měli k dispozici přesně takové vybavení, jaké potřebují k efektivnímu výkonu své práce. Dobře navržená IT infrastruktura snižuje potenciál k frustraci, a tedy zvyšuje spokojenost zaměstnanců. Aby toho bylo možné dosáhnout, potřebuje firma nejprve znát požadavky na různá pracoviště, což by se mohlo zdát samozřejmé. Avšak uspořádání orientované na úspornost často nevyhovuje kvůli promyšlenosti specifikace. Aby získání přehledu o potřebách všech zaměstnanců nebyl příliš komplikovaný úkol, pomáhá definice typů uživatelů.

Dvě prosté otázky

Podle této typologie se zaměstnanci dělí do skupin se shodnými potřebami. K jejímu vytvoření si podnik musí položit několik zásadních otázek. Za prvé: K čemu uživatele své počítače potřebují, tj. které aplikace jsou pro ně zásadní, jak výkonné by mělo zařízení být? Za druhé: Kde uživatelé své PC nebo notebook používají? Pracují pouze na stálém místě v kanceláři, nebo si často nosí notebook na jednání či pracovně cestují? Využívají možnost práce z domova, nebo snad pracují v prostředí s extrémními fyzikálními podmínkami? Z odpovědí na tyto otázky lze odvodit různé způsoby využití, které ovlivňují proces výběru IT vybavení zaměstnanců.

Například společnost Dell Technologies definuje pět různých typů uživatelů: kancelářský pracovník, vzdálený pracovník, cestující, Corridor Warrior – v češtině by se dal nazvat jako mítinkář a specialista. Charakteristiky a počet typů uživatelů se liší podle odvětví a zaměření podniku. V malých a středních podnicích bude obecně počet typů uživatelů menší kvůli velikosti organizace a menší rozmanitosti pracovních zařazení.

Spolupráce personálního a IT oddělení

Velké podniky mohou získat odpovědi na výše uvedené otázky z údajů o využití a výkonu získaných pomocí speciálních nástrojů. U malých a středních podniků by byl takový přístup zbytečně nákladný. Vhodnější je provést průzkum mezi uživateli a využít informace, které má k dispozici personální a IT oddělení. Personální oddělení zná profily pracovních míst a může získat dodatečné informace o požadavcích od zaměstnanců. Společně s IT oddělením informace zpracuje a definuje typy uživatelů. Na jejich základě IT oddělení plánuje nákup vybavení pro různá pracoviště.

Malé a střední podniky mohou také získat podporu a rady od výrobců. Ti mohou například na požádání v prostorách firmy zřídit předváděcí místnost. Tím zaměstnanci získávají příležitost předem vybraná zařízení zblízka prozkoumat a poskytnout přímou zpětnou vazbu. Následně mohou vybraní zaměstnanci ze všech oddělení po několik týdnů testovat jedno ze zařízení, které považují za vhodné. To zajišťuje, že zvolené počítače budou vyhovovat jejich požadavkům.

„Osobně zaměřený přístup k vybavení pracoviště se může zdát jako velmi pracný, ale při profesionálním zvládnutí jeho aplikace se snižují nároky na podporu uživatelů, protože ti mají přesně takové vybavení, jako potřebují. Mimoto je možné všechna zařízení spravovat prostřednictvím jediné platformy pomocí vhodného softwaru. Tento přístup se vyplatí firmám s 50 a více zaměstnanci, kteří se dělí alespoň na tři různé typy,“ radí Petr Zajíček.

Transformace potřebuje přijetí

Optimální vybavení a uspořádání pracoviště je přínosem pouze tehdy, pokud zaměstnanci znají jeho výhody. Vedle osobně zaměřeného nákupu IT jsou proto nezbytná i další opatření, které podpoří transformaci. Jedním z nich je školení zaměstnanců. To rovněž pomáhá odstraňovat rozdíly mezi generacemi. Zatímco mladší zaměstnanci si rozšíří obzory, jejich starší kolegové se seznámí s relevantními nástroji. Tímto způsobem se přínosy digitalizace stávají hmatatelné a rozdíly ve znalostech mezi generacemi se stírají.

Dalším důležitým aspektem je samotný proces nasazení počítačů zaměstnancům a podpora. Distribucí zařízení počínaje přes zprovoznění, instalaci softwaru až po řešení problémů. To je v situaci, kdy většina lidí pracuje vzdáleně, obtížný úkol. „Nejlepší proto je, když dodavatel vybavení umožní nainstalovat systém a všechny potřebné aplikace už v továrně a počítač dorazí zaměstnanci plně připravený k práci. Nic ho nezdržuje a nevyžaduje se po něm žádná aktivita. Na dálku pak podobný způsobem lze řešit i veškeré technické problémy včetně třeba reinstalace obrazu operačního systému,“ popisuje moderní způsob provisioningu počítačů Petr Zajíček.

Digitální transformace bez účasti zaměstnanců je prakticky nemožná. Je proto důležité manažerům i zaměstnancům ukázat změny a demonstrovat jejich přínosy. Znamená to mimo jiné v rámci interní komunikace vysvětlovat potřebnost změn, jejich vliv na každodenní život a jak je zvládat. Pokud zaměstnanci cítí, že má jejich firma zájem na jejich aktivním zapojení do změn a pomáhá jim v případě těžkostí, budou změnám nakloněnější a budou motivování transformaci podporovat.