Hlídejte si papíry

UDRŽET SI POŘÁDEK VE FIREMNÍCH DOKUMENTECH JE ČASTO NAD LIDSKÉ SÍLY. POMOCNOU RUKU VŠAK MOHOU PODAT POČÍTAČE.

Snadno dohledatelné dokumenty a zvýšení zabezpečení jsou hlavními bonusy Document managementu

UDRŽET SI POŘÁDEK VE FIREMNÍCH DOKUMENTECH JE ČASTO NAD LIDSKÉ SÍLY. POMOCNOU RUKU VŠAK MOHOU PODAT POČÍTAČE.

Objemné kartotéky skladující desítky kilogramů popsaných listů. Občas zatoulaná faktura nebo nezkontrolovaný dokument. Chaos v administrativě může být pro podnikatele smrtící. Lze se mu ale vyhnout nasazením moderní technologie Document management system (DMS - Systémy pro správu dokumentů). Přestože DMS podle názvu spravuje pouze dokumenty, ve skutečnosti nemá tak úzké zaměření. „Dokumentem je všechno od dopisu, smlouvy nebo faktury, přes webové stránky, videosekvence, hlasový záznam až po výstupní sestavu z ekonomického informačního systému. Vše samozřejmě v elektronické podobě,“ vysvětluje Miroslav Váverka z firmy Efcon. N ástroje pro správu dokumentů umožní firmám minimalizovat nároky na ruční rozesílání papírových dokumentů jak v rámci organizace, tak i mimo ni. Navíc co je ještě důležitější než finanční úspora - všechny dokumenty jsou snadno dohledatelné a takřka neztratitelné. Podstatným způsobem se také zvyšuje zabezpečení přístupu k jednotlivým dokumentům. Odpovědné osoby mohou mít okamžitě přehled o tom, kde se který dokument pohybuje a kdo s ním pracoval.

KAŽDÝ SI NAJDE SVÉ Složitější počítačové programy ocení především větší firmy, ovšem i malým živnostníkům mohou poznatky z DMS výrazně pomoci s administrativou. Přínosy nasazení rostou jak s počtem zaměstnanců, kteří při své činnosti využívají dokumenty, tak se složitostí procesů, které je třeba při podnikání dodržet. Patří sem především požadavky na soulad s nařízeními, normami, zákony, ISO nebo průmyslovými standardy. Malé firmy využijí DMS především pokud podnikají v silně regulovaném prostředí, kde jsou extrémně vysoké požadavky na přesnost a průkaznost procesů a dokumentace. Miroslav Váverka ale upozorňuje, že opravdu malým firmám a živnostníkům se takové robustní systémy nevyplatí. Je mohou bohatě uspokojit běžné kancelářské aplikace typu Microsoft Office nebo Open Office. Pak už stačí jen trochu snahy a disciplíny - pořádek v dokumentech se dá udržet využíváním správného ukládání dokumentů, například v adresářové struktuře na počítačové síti. Neznamená to však, že by se v tak jednoduchých systémech majitel společnosti musel zbavit kompletního přehledu nad firemní administrativou. I tyto zdánlivě primitivní kancelářské programy mají v novějších verzích dokonale propracovaná přístupová práva k jednotlivým dokumentům, umí využívat revize nebo sledují všechny dostupné verze jednoho dokumentu. Pro více náročnější podniky je možné celé řešení doplnit „krabicovými“ aplikacemi pokrývajícími další funkce požadované drobnými podnikateli a menšími firmami - sem patří například programy eDoc Server (od Software602), ELOoffice/ELOprofessional (od Cyberdyne). Podrobněji o těchto programech v rámečku. PENÍZE BRZY ZPÁTKY

Návratnost vložených investic by se měla u správně provedeného nasazení DMS pohybovat kolem několika měsíců. Zavedení DMS do firmy není nic složitého, přesto se to nevyplatí brát na lehkou váhu. Samozřejmostí by měly být spolupracující společné projektové týmy dodavatele a zákazníka, dodržování metodik, kvalitní provedení analýzy stávajícího stavu s jasnou definicí požadavků na cílový stav. Pilotní nasazení DMS systému (obvykle s cílem automatizace konkrétního jednoho nebo několika procesů v organizaci) je otázkou zhruba 8 týdnů až 6 měsíců. Poněkud jiná situace je u menších uživatelů - v případě „krabicových“ aplikací pro velmi malé počty uživatelů. Celý projekt lze obvykle zúžit na instalaci, základní nastavení, krátké zaškolení a přenos dat do nové aplikace. To vše lze zvládnout za jeden či několik dní podle aplikace. Závisí také na množství dokumentů a jejich stavu. Častou chybou při nasazování DMS do firem je dílčí řešení problémů. Mnohem efektivnější je prosadit koncepční řešení s výhledem na několik let dopředu. Je to sice řešení s vyššími vstupními investicemi, ale vyhnete se pozdějším problémům například s nedostatečnou kapacitou s ohledem na množství zpracovaných dokumentů.