GFI Software: Obchodní obsah v e-mailech ohrožuje malé a střední firmy

20. září 2011, 13:45 - Profit, TZ
20. září 2011, 13:45

Společnost GFI Software, poskytovatel infrastruktury pro malé a středně velké podniky (SMB), oznámila, že vzrůstají rizika vyplývající z koncentrace obchodního obsahu do e-mailových schránek.

Foto: Miloslav Hamřík

S tím, jak si většina podnikových uživatelů přestává ukládat dokumenty a další přílohy e-mailů do svých pracovních složek, stávají se poštovní schránky jediným konzistentním zdrojem podnikových informací. Tento trend ohrožuje zejména SMB podniky, které většinou nevyužívají řešení archivace elektronické pošty, jenž zabraňuje ztrátám starších e-mailů. 

Ztráta či neúmyslné smazání často kritických informací může narušit kontinuitu obchodních procesů a v krajním případě paralyzovat podnik či způsobit i finanční ztráty - například díky neschopnosti prokázat dohodu o termínu dodání zakázky. Podle průzkumu, který společnost GFI Software letos provedla mezi svými SMB zákazníky, více než 60 % nevyužívá žádné řešení pro archivaci elektronické pošty. 37 % zákazníků přitom přiznalo, že jejich pracovníci jsou nejméně jednou za měsíc nuceni hledat informace obsažené ve starých či smazaných e-mailech.  

Nejrizikovějším faktorem je chování běžných uživatelů – tradičním prohřeškem je opakované zasílání dokumentů na všechny kolegy v rámci schvalovacího workflow, popřípadě posílání objemných prezentací či zábavných obrázků a videí firemní poštou, čímž dochází k zahlcování poštovních schránek,“ řekl Martin Říha, ředitel pro strategii v GFI Česká republika a Slovensko. „V případě překročení kvóty přidělené jejich poštovní schránce potom začnou nesystematicky mazat svou poštu, obvykle od nejobjemnějších mailů, bez ohledu na jejich důležitost.

Poměrně rozšířenou metodou je také ukládání starých mailů v archivních souborech Outlook, které jsou umístěny na uživatelských počítačích. Avšak při ztrátě či havárii (dnes většinou přenosného) počítače jsou nenávratně ztraceny také e-maily takovéhoto uživatele.

Jako nejlepší řešení se ukazuje ukládání pošty do archivu na odděleném serveru již v okamžiku doručení pošty na poštovní server,“ dodává Martin Říha „Vedle existence nezávislého archivu kompletní podnikové pošty s možností jednoduchého uživatelského prohledávání či obnovy potřebných e-mailů, poskytuje centralizovaný archiv ještě jednu významnou výhodu. E-maily jsou zde ukládány ve stavu, v jakém přišly do firmy nebo jak z ní odcházejí, bez ohledu na jakékoliv pozdější změny či úpravy ze strany uživatelů. A to je užitečné z pohledu nejrůznějších compliance nařízení.

Výhody takovéhoto řešení jsou zřejmé i z technického pohledu:

  • Významné snížení zatížení poštovního serveru
  • Potřeba podstatně méně výkonného hardwaru, neboť uživatelé do centrálního archivu přistupují řádově méně často než do běžné pošty
  • V případě výpadku poštovního serveru existuje kompletní nezávislá kopie podnikové e-mailové komunikace až do okamžiku výpadku

Hodnocení

Zaujala Vás tato zpráva?
Ohodnoťte ji

Loading

Děkujeme za Vaše hodnocení

Komentáře

Mohlo by vás zajímat

Finance
Když končí platnost řidičského průkazu...
Black friday je tu! Nakupte snadno, rychle a bez nervů
Chcete mít jako živnostník slušný důchod?
Rozhovor se zakladatelem Trip.market aneb jak si sestavit dovolenou podle vlastních představ
dTest: Které dary musíte zdanit a kolik odvedete státu?
Auta
I myslivci mají své sny. Bentley představuje lovecké…
Tesla Roadster: Z 0 na 100 za 1,9 s a z 8000 dolarů na 0 za minutu (komentář)
Volvo oficiálně odstartovalo výrobu svého historicky prvního malého crossoveru
Mercedes-Benz třídy A dostane nový interiér. Změnilo se toho hodně
Také Apple připravuje autonomní řízení. Jeho systém má být levnější, ale velmi přesný
Technologie
Tip: Lidl prodává nejlevnější kabel Lightning MFI pro iPhone a iPad
VR brýle Windows Mixed Reality dostaly podporu SteamVR. Získají katalog až 2000 her
Hodinky Misfit Command jsou trochu chytré a vydrží nabité celý rok
Vypnete lokalizační služby a vyjmete SIM. Android vás může sledovat i tak
Velký přehled slev na Černý pátek 2017 (průběžně aktualizováno)
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít