Výběr zpráv Protextu ČTK

Protext ČTK

Pomozte ochránit uživatele internetu a zachovat svobodný internet

12. září se bude v Evropském parlamentu hlasovat o evropské směrnici o autorském právu.…

Konference o coworkingu TechoCon 2018

Kanceláře se čím dál rychleji mění, práce v nich stejně tak. Jak funguje moderní…

Konec výmluvám a začátek mluvení anglicky se blíží!

Lidský druh je mistrem ve vymlouvání se. Vymlouváme se na počasí, na únavu, na děti, na…

7 kroků, jak přežít GDPR: Jak uřídit data? Co nepotřebujete, vyhoďte (2)

V druhé části seriálu o zavádění GDPR v organizaci se blíž podíváme na samotnou správu dat, tedy na to, jak data řídit, klasifikovat a celkově s nimi nakládat. Co je tedy potřeba udělat, aby vaše firma při kontrole, zda plníte evropské nařízení o ochraně osobních údajů, uspěla?

Identifikaci osobních údajů v rámci vaší organizace jsme si popsali v minulém díle. Nyní se budeme soustředit na samotnou správu dat. Nejprve musíte zjistit, jaká data v organizaci máte. Soupis osobních údajů je ideální pořídit hned v první fázi – společně s jejich stručným popisem. Poté je třeba vytvořit plán řízení dat.

Nejprve musíte zjistit, jaká data v organizaci máte. Soupis osobních údajů je ideální pořídit hned v první fázi – společně s jejich stručným popisem. Poté je třeba vytvořit plán řízení dat. Takový plán vám usnadní definování procesů, rolí a odpovědností za přístup k osobním údajům, ale i jejich samotnou správu, používání a v neposlední řadě rovněž soulad s nařízením GDPR. Plán řízení dat dá navíc vaší organizaci jistotu, že budete plnit požadavky, které se týkají výmazu, přístupu, přenosu či jiných úkonů, jež po vás mohou zákazníci, zaměstnanci a další osoby podle GDPR žádat.

Smíme data zpracovávat?

V druhém kroku bude potřeba vyhodnotit, zda všechny osobní údaje opravdu smíte mít a zda a jak s nimi můžete nakládat, tedy zda je jejich zpracování oprávněné. Abyste v rámci vaší organizace byli schopni tuto otázku vyhodnotit, potřebujete si ujasnit právní základ (někdy také označovaný jako titul) k jednotlivým osobním údajům. Tím může být například smlouva se zákazníkem, souhlas, oprávněný zájem nebo zákonné zmocnění. GDPR klade na každý právní titul určité požadavky. Souhlas musí být například jednoznačný, smlouvu musíte uzavřít přímo s koncovým uživatelem, zákon musí ke zpracování přímo zmocňovat.

Proč vůbec osobní údaje zpracováváme?

S identifikací právního titulu úzce souvisí vyjasnění toho, proč vůbec osobní údaje zpracováváte. Stanovení účelu je totiž nezbytné pro to, abychom s osobními údaji mohli nakládat. Musíte tedy vyhodnotit, zda právní základ zpracování odpovídá tomu, jak s daty ve skutečnosti nakládáte. Pokud například zpracováváte údaje zákazníka z důvodu plnění smlouvy, těžko byste odůvodňovali, že si všechna data ponecháváte ve svých systémech ještě mnoho let po ukončení smluvního vztahu.

Takzvaná minimalizace údajů, tedy jejich omezení na nezbytný rozsah, je jednou ze základních zásad GDPR. Při každé činnosti je tedy třeba zvážit, zda skutečně potřebujete všechny uchovávané údaje. Skutečně musíte mít třeba rodné číslo? Nemůže stejně dobře posloužit email či telefon? Pokud nejsou údaje nezbytné, pryč s nimi.

Co pomůže s řízením dat?

Komplexní přehled o zdroji, právním titulu, účelu i době, po kterou jste oprávněni údaje zpracovávat, to všechno jsou nezbytné náležitosti plánu řízení dat, který byste měli vytvořit a zavést. Na podporu řízení dat existuje řada řešení, která vám s plánováním, tříděním a strukturováním dat pomohou.

Osobní údaje a jejich správu lze svěřit cloudovým produktům, jako jsou Azure, Office 365 nebo Dynamics 365. V rámci Azure lze využít Azure Active Directory, tedy adresář, který zajišťuje správu identit a řídí přístup ke službě i k dalším zdrojům, datům i aplikacím. Nástroje Office 365 vám naopak pomohou řídit životní cyklus emailů a dokumentů díky efektivnímu třídění potřebného a nadbytečného obsahu.

Chytře a bezpečně

V příští části seriálu GDPR v cloudu vám vysvětlíme, jak důležitá je kategorizace osobních údajů podle úrovně jejich rizikovosti. Zaměříme se i na zavedení nástrojů pro řízení přístupu k těmto údajům a představíme cloudové technologie, jež vám při tom mohou pomoci.

Podrobný návod, jak využít cloud k zajištění souladu s GDPR, najdete zde.

Čtěte další díly seriálu Jak přežít GDPR:

(1) Zmapujte si terén

(3) Jak jsou údaje citlivé? Určete, kdo k nim může

(4) K lepší ochraně dat pomůžou cloud a šifrování

(5) Jak detekovat útok a zvládat bezpečnostní incidenty

(6) Jak vést provozní záznamy? Neplýtvejte časem

(7) Jsou opatření účinná? Napoví audit

Autor článku Jiří Černý je ředitelem pro právní záležitosti, Microsoft Česko a Slovensko



Sdílení

Líbí se Vám tento článek?
Sdílejte ho

Čtěte také

Mohlo by vás zajímat

Finance
Jak vypadají SPZ na autech v Evropě?
Platíte víc za vlak kvůli slevě pro studenty a důchodce?
Za černý odběr elektřiny jsou vysoké pokuty. Jak se mu vyhnout?
Kdy vzroste rodičovská o 40 tisíc? A koho se zvýšení bude týkat?
Kdy se v ČR zakáží zvířata v cirkusech?
Auta
Škoda Octavia G-Tec je rychlejší. Tisíc kilometrů s ní ale…
IAA Hannover 2018: Budoucnost užitkových aut? Hybridní, elektrická a autonomní
Euro NCAP: Volkswagen Touareg a Audi A6 za pět, Tourneo za čtyři a Jimny pouze za tři
Kvíz: Víte, kolik dostanete bodů za tyto přestupky?
Za volantem Alpine A110: Svezli jsme se autem, které v ČR jen tak nepotkáte
Technologie
Asus ROG Strix Fusion 700: bezdrátová sluchátka pro hráče (uživatelská recenze)
Další kontroverze CCleaneru. Aktualizoval se, ačkoli jste mu to zakázali
Renault, Nissan a Mitsubishi nahradí svůj infotainment Androidem
Nový ARM procesor pro servery jde na trh: 32jádra Ampere eMAG budou v serverech Lenovo
Nové aktualizace od Microsoftu. Ve Windows 10 v1803 bylo opraveno 54 chyb
Hry pro příležitostné hráče