Zvyšte produktivitu softwaru

11. prosince 2006, 00:00 - ALEŠ RŮŽIČKA
11. prosince 2006, 00:00

KANCELÁŘSKÉ PROGRAMYKancelářský software musí mít opodstatnění. Má usnadňovat nebo zefektivňovat pracovní činnost. Nezbytnou podmínkou je proto správný výběr softwaru a kvalifikovaní pracovníci.Každý zaměstnanec dnes uvádí v životopisu, že umí pracovat s kancelářskými aplikacemi, zejména s nejrozšířenější sadou Microsoft Office.

KANCELÁŘSKÉ PROGRAMY Kancelářský software musí mít opodstatnění. Má usnadňovat nebo zefektivňovat pracovní činnost. Nezbytnou podmínkou je proto správný výběr softwaru a kvalifikovaní pracovníci.

Každý zaměstnanec dnes uvádí v životopisu, že umí pracovat s kancelářskými aplikacemi, zejména s nejrozšířenější sadou Microsoft Office.

Schopnost vyjmenovat při přijímacím pohovoru jednotlivé aplikace sady Office ale neznamená, že je umí dotyčný zaměstnanec používat jinak než jen pro prohlížení dokumentů a jejich základní úpravy.

Jen málokdo dbá na to, aby zaměstnanci software správně využívali a případně aby si zvyšovali kvalifikaci.

ZÁKLADEM JE ORGANIZACE ČASU A KOMUNIKACE

E-mailové aplikace dnes už zdaleka neslouží jen pro posílání e-mailů. Ve firmách populární Outlook se neprosazuje proto, že umí posílat hezké barevné dopisy, ale proto, že ve spojení s Exchange serverem pomáhá organizovat čas zaměstnancům. Podporuje rovněž koordinaci, sleduje plnění úkolů a v neposlední řadě se dá propojit s dalšími speciálními aplikacemi.

Proto není divu, že u nové verze Outlooku a Exchange Serveru došlo k vylepšení především funkcí určených pro zvyšování efektivity zaměstnanců. Díky podpoře formulářů, sdílení informací se serverovými aplikacemi a novému uživatelskému rozhraní se zlepšuje schopnost používání dalších speciálních aplikací, napsaných na zakázku.

UŽIVATELSKÉ ROZHRANÍ POMÁHÁ

K vyšší produktivitě zaměstnanců samozřejmě pomáhá software i tehdy, když má intuitivní a přehledné uživatelské rozhraní. Zjednodušeně řečeno, zaměstnanci by měli mít k dispozici funkce, které potřebují k práci, aby je nemuseli hledat a mohli pracovat. Hledáním v menu a náhodným klikáním na funkce, o kterých neví, jak fungují a co udělají, totiž ještě nikdo nic nevytvořil.

Současným trendem i ve vývoji podnikových aplikací je maximálně přibližovat uživatelské rozhraní vzoru Microsoft Office. Důvod je jednoduchý - když jsou základní funkce ve všech aplikacích na stejném místě, podobně jako volant a řadicí páka v autě jsou také vždy na stejném místě - uživatelé se nezdržují a neplýtvají časem. Pokud do firmy zavolá potenciální zákazník, který chce ještě po telefonu rámcově vědět, zda jeho požadavek dokážete splnit, potřebuje zaměstnanec velmi rychle najít potřebné informace. Tedy ověřit si, zda zákazníkovi můžete pomoci.

V takovou chvíli nemá čas něco nového se učit nebo hledat. Zákazník totiž zřejmě nepoptává služby jen u vás, ale zkouší to i jinde. A vybere si toho dodavatele, který ho hned při prvním kontaktu přesvědčí, že mu dokáže vyhovět. Kvalifikovaný zaměstnanec se softwarem, který ho podporuje a nezdržuje, tak představuje velmi silnou konkurenční výhodu.

INTUICE VYCHÁZÍ Z DOBRÉ ANALÝZY

V malých a středních firmách se často nahrazuje nedostatek IT nástrojů intuicí vedoucích pracovníků a sázkou na to, že zvolené řešení není špatné nebo jeho případné negativní dopady se podaří „nějak překonat“. I v těchto firmách ale vzniká obrovské množství dat, které by často posloužilo jako základ pro dobré rozhodnutí, se kterým ale nikdo nepracuje. Přitom snad v každé malé a střední firmě je k dispozici základní nástroj pro analýzu dat -Microsoft Excel.

S novým Office systémem 2007 umožňuje Excel pohodlně analyzovat data i těm, kdo se dosud této aplikaci vyhýbali. Díky novému uživatelskému rozhraní totiž každý snadno najde nástroje, které potřebuje a nemusí je hledat v rozsáhlém menu. Vzhledem k novým možnostem vizualizace dat se také data v tabulkách lépe analyzují a přepracovaný modul grafů usnadňuje jejich prezentaci - nové grafy totiž vypadají mnohem profesionálněji, přitom se dají vytvořit několika kliknutími.

APLIKACE NA ZAKÁZKU JE NUTNÉ INTEGROVAT

Ve firmě můžete mít spoustu aplikací, které řeší nějaký konkrétní problém či problematiku, nebo špičkový software na každém počítači. Ale pokud si aplikace neumějí vyměňovat data a zaměstnanci je nedokáží zpracovat, tak jde o zbytečnou investici, která vám v konkurenčním prostředí nepomůže, ale jen zvyšuje náklady.

Kancelářské aplikace vám mohou velmi pomoci ve využívání dat, která ve firmě máte. V nových verzích Office systému je proto kladen na spolupráci a výměnu dat velký důraz. Přepracované zobrazovací a prezentační schopnosti totiž umožňují lépe zpracovat data, která už ve firmě máte, za mnohem kratší dobu než dříve. Můžete se tak mnohem více soustředit na vaši klíčovou činnost a věnovat se zákazníkům. Ti to ocení více než to, že jejich peníze sice neutrácíte za drahý software, ale také jim nedokážete dodat potřebné informace a podklady ve srozumitelné podobě a v rozumném čase.

Mohlo by vás zajímat

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

  • Daniel Stein Kubín: Slova jsou jen slova, surf a poušť…

Hry pro příležitostné hráče