Zaměstnanci nesmějí škodit IT projektům

09. září 2009, 06:27 - Jan Němec
09. září 2009, 06:27

Při zavádění informačního systému často dochází k průtahům a překročení rozpočtu. Podle ředitele společnosti Exact Software Václava Urbana bývá častou příčinou příliš velký vliv zaměstnanců na průběh implementace.

Autor: Jakub Stadler

Mnoho firem má za sebou špatné zkušenosti se zaváděním nového informačního systému, například kvůli překročení původního rozpočtu nebo nesplnění očekávání. Vznikají podle vás problémy už při zadání projektů?

Firmy jsou po vlnách nepovedených projektů v devadesátých letech zkušenější, zadání jsou velmi sofistikovaná a často vypracovaná poradní externí firmou. Podle našich zkušeností bývá problémem spíš to, že uživatelé ve společnosti mají příliš velký vliv na průběh implementace nového informačního systému a jsou jejími „nepřáteli“. Každý uživatel má svoje návyky, je zvyklý na svoje ikony a snaží se tyto zvyklosti otisknout i do nového systému. Tím se ale ztrácejí jeho efekty a přínosy.

Co byste vedení firmy doporučoval, aby se problémům s průtahy v implementaci informačního systému vyhnulo?

Osmdesát procent firemních činností, jako je likvidace faktur, vyskladňování, výroba nebo odvody DPH, je prakticky stejných. Každý software je řeší kosmeticky jinak, ale výsledek musí být stejný, protože to požaduje legislativa. Proto doporučujeme neztrácet energii na těchto věcech a místo toho se zaměřit na specifické oblasti, které pro firmu znamenají konkurenční výhodu.

V čem spočívá oněch dvacet procent „navíc“, jimž by se firma měla věnovat se zvláštním důrazem?

My se vždy snažíme setkat s vedením firmy, abychom získali obrázek o jejím fungování. Ptáme se jich, jak vedení pozná, že firma funguje, podle jakých ukazatelů fungování měří. Tomu je potřeba přizpůsobit sběr a zpracování dat ve firmě. Zejména budoucí zakázky jsou důležitým kritériem, aby manažer věděl, ne kolik vyfakturoval, ale kolik ho čeká v budoucnu. Tím se firmy zabývají stále málo. Naše aplikace Synergy dokáže monitorovat příležitosti. Je v ní například modul, který umožňuje velmi detailně sledovat, v jakých stádiích a pravděpodobnostech jsou budoucí příležitosti a projekty.

Bývá problém přesvědčit vedení firmy, aby se k implementaci nového informačního systému přistupovalo tímto způsobem?

Problém je v tom, že data pro sledování budoucích příležitostí se nenarodí sama. My jsme schopni přinést technologii a metodologii, ale potom už to vyžaduje disciplínu při sběru dat. Problém není v tom, že by to management nechápal. Vždycky po první prezentaci nastane velké nadšení. Když se ale dostaneme k tomu, jak bude proces komplikovaný, často slyšíme odpovědi jako „ale já zaměstnance nedonutím, aby data správně zadávali“. Uživatelé to berou jako práci navíc. Proto se snažíme systém implementovat tak, aby člověk, který v něm pracuje, po sobě zanechával stopu v podobě dat.

Jak má vedení firmy zaměstnance motivovat, aby je do implementace vtáhlo?

Radíme například, že musí fungovat jasný dopad na peněženku uživatele, to je ideální motivace. Jednoduchý příklad – když si někdo do systému nezadá dovolenou, nedostane ji. Pokud někdo chce vložit účtenku na nákup, musí to udělat správným způsobem. Když to neudělá, peníze se mu nevrátí. Tím se zvýší využívanost systému. Snažíme se také najít „sexy“ témata, která mají na uživatele přímý efekt například v tom, že jim ušetří práci.

Hodnocení

Zaujala Vás tato zpráva?
Ohodnoťte ji

Loading

Děkujeme za Vaše hodnocení

Komentáře

Mohlo by vás zajímat

Finance
Jaké je zadlužení českých domácností?
Nejzadluženější státy světa
Když v cizině nabouráme, nebo nám auto ukradnou
Srovnaní cen potravin, nápojů a taxi v nejoblíbenějších dovolenkových destinacích
3x z poradny: vytýkací dopis, jak čerpat dovolenou, daň z příjmu
Auta
Suzuki Swift Sport nové generace se ukazuje na prvním…
Jaguar XJR575: Nejrychlejší verze modelu XJ v historii zvládne až 300 km/h
BMW slaví 40. let řady 7 výroční edicí. Vznikne pouze 200 exemplářů
Test ojetiny: Ford Mondeo je už v letech a nabídka pěkných aut se zmenšuje
Porsche připravuje Boxster a Cayman GTS. Čtyřválcový motor ale zůstane
Technologie
Které funkce budou odebrány z Windows 10 Fall Creators Update?
Seagate se vrací na trh běžných SSD, s diskem Nytro 141 pro PC, NAS a levné servery
Rychlejší spuštění, nižší spotřeba paměti. Firefox 55 nabídne signifikantní zlepšení
Lenovo na výstavě Tech World 2017 znovu předvedlo ohýbací tablet [video]
Šestnáctijádro Intel Core i9-7960X by mohlo mít frekvenci 2,5 GHz, našlo se v Geekbench
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít