Workflow šetří váš čas

Komerční sdělení

Řízení procesů ve firmě začíná být občas komplikované. Kdo si má pamatovat, jak se to či ono dělalo, kdo je zodpovědný za akceptaci faktury a podobně? Automatizaci postupů však dnes za nás dokáží řešit podnikové informační systémy, konkrétně nástroj, zvaný Workflow.

Workflow lze rozdělit na dvě oblasti. První je evidence. U dokumentů můžeme prostřednictvím WF evidovat změny nebo pouze archivovat aktuální verzi.

Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím nastavených stupňů jednotlivým odpovědným zaměstnancům. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle kompetencí konkrétního zaměstnance.

Jak se s workflow pracuje?

V pokročilejších informačních systémech můžeme obvykle definovat workflow procesy jako jednotlivé stupně a tzv. uzly. Definici je možné provést na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. V systému jsou jasně vydefinované odpovědnosti a popsané postupy. Tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má svůj „úkolovník“ – Worklist, tedy přehled aktuálních úkolů k řešení. To znamená, že si „rozklikne“ určitý zápis v systému, například fakturu. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“. Tím se proces posune o jednu úroveň dál, až posléze dojde do finálního zpracování.

Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. Možno říci veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.

Co nám přinese?

Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finančních náklady.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí líbit zaměstnancům, kteří se změně brání. Po nějaké době však zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší zefektivnění práce zaměstnanců, lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

Mgr. Ivana Birtová, vedoucí týmu realizace HELIOS Green, Asseco Solutions, a.s.

Mohlo by vás zajímat

Finance
Šéf mi čte e-maily. Je to v pořádku?
Dá se pracovat s invalidním důchodem? Jde to, ale...
Zaměstnávání a brigády mladistvých a jejich pracovní podmínky podle zákoníku práce
Silná Evropa je podle Merkelové pro USA výhodná
500 korun navíc pro rodinu s dětmi od července 2017?
Auta
Nové Audi A8 dostane unikátní podvozek, který reaguje na…
Nejlepším motorem roku 2017 je osmiválec Ferrari. Poprvé se volil také nejlepší elektromotor
Bugatti Chiron čeká na lepší pneumatiky. Pak zkusí překonat 450 km/h
Že jste ještě neviděli Porsche 911 GT2 RS? Nevadí, stejně už je vyprodané
Ducati Multistrada 1200 Enduro Pro má v hledáčku nejostřejší BMW GS
Technologie
Steam rozjel letní výprodeje her. Nákupní horečku mu ale překazili „hackeři“
New York Times diskuze nezruší. Hloupé komentáře bude mazat umělá inteligence
Opera 46 významně zlepšuje stabilitu a omezuje stránky na pozadí
Psaní tahem prstu funguje už i v češtině, kalkulačka umí konvertovat měny [Windows Insider]
Standard Unicode 10.0 přináší znak bitcoinu a 56 nových emoji včetně vousáče a ponožek
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít