Udělejte si pořádek v datech

04. prosince 2006, 00:00 - PETR RAŠKA
04. prosince 2006, 00:00

SPRÁVA INFORMACÍZkratka ECM je v současnosti skloňovaná stejně často, jako před pár lety třeba termín webové stránky. Jedná se o nástroj, s jehož pomocí lze efektivně obhospodařovat informace ve firmě.Každý podnik vlastní mnoho různých systémů a úložišť informací, které potřebují ke své každodenní činnosti.

SPRÁVA INFORMACÍ Zkratka ECM je v současnosti skloňovaná stejně často, jako před pár lety třeba termín webové stránky. Jedná se o nástroj, s jehož pomocí lze efektivně obhospodařovat informace ve firmě.

Každý podnik vlastní mnoho různých systémů a úložišť informací, které potřebují ke své každodenní činnosti. Pokud je informace uložena ve strukturovaných databázových systémech, rychlost nalezení požadovaného údaje je více či méně otázkou schopností daného pracovníka. Zcela jiná situace je ale v případě, že se data nacházejí v nestrukturované podobě - ve formě dokumentů uložených v mnoha verzích kdesi ve společnosti.

TOVÁRNA NA INFORMACE

Firma produkuje a uchovává obrovské množství informačního obsahu, který je běžně uchováván v mnoha různých systémech. Část dat je sice v databázích, ale zhruba 80 procent jich je uloženo v dokumentech na lokálních discích, firemních webech, v poštovních systémech a samozřejmě v papírové podobě. Taková struktura informačního obsahu se prakticky nedá efektivně zpracovávat a řídit.

Řešením je celofiremní a centralizovaná správa informací - takzvaného obsahu. Za tímto účelem vznikají systémy pro Enterprise Content Management, známé pod zkratkou ECM. Pesimistické odhady tipují úsporu nákladů ve výši třiceti procent. Nejoptimističtější prognózy se pohybují okolo 40 procent. Nicméně podle optimistů i pesimistů je v oblasti Enterprise Content Management celková výše úspor z nasazení nového systému přímo závislá na způsobu implementace.

Pokud se mění procesy a metodiky, znamená to ovšem v začátku patnáctiprocentní nárůst nákladů. Když se něco zavádí, je třeba více lidí, metodická práce, školení zaměstnanců na nový systém a samozřejmě i nutnost zdokumentovat procesy. Pak začíná systém přinášet ovoce. Uživatelé si zvyknou, data se přestanou ztrácet, není potřeba vyhazovat peníze za zbytečné analýzy. Počáteční období je tak jen hluchou fází, kdy si uživatelé zvykají na změnu - období, které generuje náklady.

NEPODLEHNOUT VÁBNIČKÁM

Enterprise Content Management je obrovská příležitost jak pro zákaznické, tak dodavatelské společnosti. Jedni i druzí mají zájem vytěžit z ní maximum, jenom cíle se poněkud odlišují. Snahou všech zákazníků je optimalizovat práci s informacemi a minimalizovat náklady na transformaci informace v konkurenční výhodu. Dodavatelé se naopak snaží vytěžit z nastalé situace maximum.

Bez znalosti základních principů ECM a vlastní firemní strategie je potom velmi jednoduché podlehnout marketingovým tvrzením typu „my máme všechno“ nebo „už to máte v ceně“. To potom vede firmu k velkým investicím do systémů s omezenou funkčností, která většinou limituje integrační možnosti pro případ změn nebo rychlého rozvoje nebo změny požadavků. V drtivé většině potom firma musí vybudovat doplňkový systém pro zajištění další nutné funkčnosti nebo požadované činnosti řešit jiným, většinou manuálním způsobem.

Použitá definice ECM dává naprostou volnost při tvorbě vlastní ECM strategie. Na základě požadavků společnosti umožňuje definovat ty komponenty, které potřebuje k zajištění svých činností, a ty potom pokrýt příslušnými technologiemi. Vždy je třeba v první řadě maximálně využít existujících možností, ale stejně tak je nutné zvažovat možnosti rozvoje. Vybrané technologie je vhodné udržovat na nejmenším možném počtu a s takovou mírou integrace, která umožní centralizovat dané činnosti do jedné aplikace, která je k tomu nejlépe vybavena.

Mohlo by vás zajímat

Finance
Silná Evropa je podle Merkelové pro USA výhodná
500 korun navíc pro rodinu s dětmi od července 2017?
Co potřebujete vědět o pojištění pro zvířata předtím, než ho založíte
Chcete přijmout brigádníka? Rady a tipy, jak na zaměstnávání brigádníků!
Až 52 600 Kč za semestr aneb poplatky za delší studium na VŠ
Auta
Nové Audi A8 dostane unikátní podvozek, který reaguje na…
Nejlepším motorem roku 2017 je osmiválec Ferrari. Poprvé se volil také nejlepší elektromotor
Bugatti Chiron čeká na lepší pneumatiky. Pak zkusí překonat 450 km/h
Že jste ještě neviděli Porsche 911 GT2 RS? Nevadí, stejně už je vyprodané
Ducati Multistrada 1200 Enduro Pro má v hledáčku nejostřejší BMW GS
Technologie
New York Times diskuze nezruší. Hloupé komentáře bude mazat umělá inteligence
Opera 46 významně zlepšuje stabilitu a omezuje stránky na pozadí
Psaní tahem prstu funguje už i v češtině, kalkulačka umí konvertovat měny [Windows Insider]
Standard Unicode 10.0 přináší znak bitcoinu a 56 nových emoji včetně vousáče a ponožek
Paměti a SSD budou dál zdražovat, zlepšení cen může nastat až v roce 2018
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít