Software pomůže v podnikání

21. února 2005, 00:00 - Speciál připravil RADAN DOLEJŠ
21. února 2005, 00:00

ÚČETNÍ SYSTÉMY Používání ekonomického softwaru je v současné době zcela běžná firemní praxe. A nezáleží na tom, jste-li samostatný podnikatel, nebo vlastníte podnik se zaměstnanci. Alespoň základní účetní nebo ekonomický systém potřebuje v dnešní době každá firma nebo podnikatel.

ilustrační foto: profimedia.cz/Corbis

ÚČETNÍ SYSTÉMY Používání ekonomického softwaru je v současné době zcela běžná firemní praxe. A nezáleží na tom, jste-li samostatný podnikatel, nebo vlastníte podnik se zaměstnanci.

Alespoň základní účetní nebo ekonomický systém potřebuje v dnešní době každá firma nebo podnikatel. Vyspělé softwarové nástroje by ale měly nabízet i jiné funkce než jen vedení účetnictví, které si pod pojmem „ekonomický systém“ představí většina uživatelů.

Část výrobců na českém trhu ekonomického softwaru se zaměřuje pouze na segment nejmenších firem. Jedná se až na výjimky o krabicová řešení určená pro podnikatele, kterým postačují funkce účetního programu (například Cígler Software Money S3, Stormware Pohoda). Ostatní producenti softwaru pak nabízejí ekonomické systémy v pravém slova smyslu, určené pro malé a středně velké firmy, výjimkou nejsou ani systémy pro firmy se stovkami zaměstnanců.

Ekonomický systém na rozdíl od běžného účetního softwaru v sobě integruje moduly využívané k různým účelům. Vedení firmy tak má přehled o tom, co jednotlivá oddělení dělají. V rámci jednoho systému fakturuje, eviduje sklad, sestavuje mzdy nebo řídí výrobu.

JAK SYSTÉM FUNGUJE

Ekonomický systém by v žádném případě neměl sloužit pouze jako prostředek pro získání podkladů za účelem sestavení daňového přiznání nebo vypracování přehledů pro správu sociálního zabezpečení. Tento systém primárně slouží pro interní řízení firmy a všech souvisejících procesů. Vystavit faktury nebo sestavit účetní závěrku pro daňové přiznání zvládne účetní software nebo program Excel. Výhodou ekonomických systémů je, že firmě nabízí i takové funkce, jako CRM (řízení vztahu se zákazníky).

Jako ilustrativní příklad vezměme objednávku zákazníka. Jakmile klient poptává zboží či službu, jeho většinou tištěná objednávka zahájí cestu různými odděleními konkrétní firmy, kdy putuje z jedné přihrádky do druhé. Během toho je několikrát přepisována do počítače. To může mít za přímý následek „znehodnocení“ dat: někdy vypadne písmenko, jindy se šestka v čísle objednávky změní na osmičku a podobně.

Dalším úskalím je fakt, že během této cesty v podstatě nikdo přesně neví, jaký je aktuální stav jejího vyřízení. Není možné, aby se na zákazníkův dotaz, zda už požadované zboží bylo odesláno, pracovník na finančním oddělení zvedl a šel se podívat do počítače. Toto „informační vakuum“ pak může mít za následek jednak snížení efektivity práce, ale může negativně působit i na samotného zákazníka.

Právě proto jsou dobré ekonomické systémy, do nichž se jednou objednávka zadá, a pak již celý systém v podniku běží v elektronické podobě. Potom se neztratí a každý si může zjistit, v jakém stadiu se nachází.

BEZPEČNOST A SPOLEHLIVOST

Každý podnikatel nebo firma si musí v dnešní době chránit data. Proto je také na zabezpečení a stabilitu ekonomického popřípadě účetního systému kladen velký důraz. Pokud firma používá standardizované krabicové řešení v ceně několika tisíc korun, většinou záleží pouze na zabezpečení jejího počítače nebo sítě. Větší firma využívající ekonomického systému většinou při pořízení nekupuje standardní řešení, ale systém si nechá implementovat na zakázku. Prodávající pak zhodnotí jejich hardwarové a softwarové vybavení, navrhne změny a celý systém přizpůsobí potřebám kupujícího. To znamená, že nejen navrhne odpovídající zabezpečení, ale také vytvoří systém tak, že zvládne příslušný objem dat a počet současně pracujících uživatelů.

Producenti zabývající se vývojem ekonomických systémů investují v současnosti velké množství času a peněz do testování stability a rychlosti databází. Celý systém se totiž chová v různých podmínkách odlišně - pokud máte na skladě 5000 položek, trvá vystavení objednávky několik sekund. Ale jestliže pracujete s 80 tisíci skladovými kartami, může se v případě špatně implementovaného systému vystavení prodejky nebo objednávky vyšplhat až na několik minut.

DALŠÍ DŮLEŽITÉ FUNKCE

Funkcí a vlastností, kterými by měl disponovat ekonomický systém pro malou nebo střední firmu, lze samozřejmě nalézt desítky, možná stovky.

Pokud vybíráte ekonomický nebo účetní systém, měli byste se zaměřit na způsob ovládání, jeho jednoduchost a zároveň uživatelskou definovatelnost nebo vzhled a nastavitelnost pracovní plochy. Určitě se také zajímejte o to, jak je vyřešen elektronický styk s bankou nebo státními úřady. Pokud předpokládáte další rozvoj svého podnikání, ověřte si, zda-li lze software napojit i na systém pokladen nebo čtečky čárových kódů.

Velmi důležité je také, jestli producent ekonomického systému nabízí další možnosti rozšíření. Pokud má firma růstovou tendenci, bude za pár let potřebovat zcela jiné moduly, nový systém zálohování dat, rychlejší databázi a podobně. V tomto mají výhodu velcí producenti ekonomických systémů na českém trhu, mezi které patří Aktis (ABRA G2, G3) nebo LCS (LCS Noris, LCS Helios IQ a LCS SIS). Obě firmy nabízejí ucelené portfolio pro malé a střední firmy a průběžně uvádějí na trh nové moduly. Aktis pak v letošním roce rozšíří produktovou řadu o systém ABRA G4 určený velkým podnikům a firmám.

Pořizovací cena ekonomického systému většinou závisí na počtu současně pracujících uživatelů, neboli velikosti firmy. U malých firem vyjde pořízení ekonomického systému s implementací a počátečními investicemi do hardwarového vybavení na několik desítek tisíc korun. Firmy střední velikosti se pohybují v relacích několika stovek tisíc. Velké firmy musí při implementaci počítat s náklady až několik milionů korun.

Do ceny pořízení je třeba započítat i školení, které může být taktéž významnou položkou na nákladové listině. S novinkou nedávno přišla společnost Aktis, která nabízí systém neomezeného počtu bezplatných školení.

Kromě zmíněných společností Aktis a LCS se mezi největší hráče s ekonomickými systémy na českém trh řadí společnosti Microsoft Business Solutions (systém Navision 4.0) a SAP, jejíž produktová nabídka je určena hlavně velkým podnikům. Pro firmy střední velikosti SAP loni na Invexu uvedl řešení SAP BusinessOne.

Mohlo by vás zajímat

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

  • Daniel Stein Kubín: Slova jsou jen slova, surf a poušť…

Hry pro příležitostné hráče