Průběžné inventarizace

11. října 2005, 00:00 - Ing. Vladimír Schiffer
11. října 2005, 00:00

Podle platného zákona o účetnictví mohou účetní jednotky vedle periodické inventarizace provádět ve stanovených případech inventarizaci i v průběhu účetního období jako průběžnou inventarizaci. Může se tak dít kdykoliv během účetního období, například z provozních důvodů (třeba když během předvánočního období nelze uzavírat jednotlivé prodejny).

Podle platného zákona o účetnictví mohou účetní jednotky vedle periodické inventarizace provádět ve stanovených případech inventarizaci i v průběhu účetního období jako průběžnou inventarizaci. Může se tak dít kdykoliv během účetního období, například z provozních důvodů (třeba když během předvánočního období nelze uzavírat jednotlivé prodejny). Následující text podrobněji shrnuje současnou úpravu průběžných inventarizací a povinnosti daňových poplatníků.

1. Charakteristika průběžné inventarizace

 

V charakteristice průběžné inventarizace pomineme krátkou historii tohoto institutu, která začala vydáním dnes již neplatné vyhlášky

č. 155/1971 Sb., o inventarizacích hospodářských prostředků. Nebudeme se podrobně zabývat ani několikerým zpřesňováním pojmu průběžné inventarizace v zákoně o účetnictví po roce 1991 v průběhu několika posledních let.

Současnou podobu průběžné inventarizace stručně vystihuje zákon o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších novel). Z paragrafu 29 odstavce 2 vyplývá, že průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují:

• podle druhů nebo

• podle míst jejich uložení nebo

• hmotně odpovědných osob

a dále u dlouhodobého hmotného majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou plní, nemá stále místo, kam náleží (například železniční vagony).

Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období.

V praxi mohou společnosti k průběžné inventarizaci přistoupit dvěma způsoby:

a) provádějí (zahajují a ukončují) jednotlivé inventarizace (fyzické inventury) průběžně během účetního období ve vymezeném krátkém časovém úseku, např.týdne či měsíce samostatně a postupně dle jednotlivých prodejen a skladů,

b) provádějí jednotlivé inventarizace (fyzické inventury)v průběhu účetního období současně ve všech prodejnách a skladech, tak jak je vymezuje zákon o účetnictví.

Pokud jde o možnost uvedenou v odstavci a), nelze tyto inventarizace považovat za průběžné, pokud by se provedly a ukončily u všech zásob jednotlivých skladů postupně vždy během jednoho měsíce či kratší doby (například týdne nebo dokonce dne). V daném případě by se jednalo o periodickou inventarizaci, u níž nemohla být inventura ukončena během jednoho dne. Avšak podle zákona o účetnictví se periodická inventarizace provádí zásadně k okamžiku, ke kterému účetní jednotky sestavují účetní závěrku jako řádnou nebo mimořádnou. Výjimku v tomto směru tvoří fyzické inventury hmotného majetku, které nelze provést ke konci rozvahového dne. Tyto lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v prvním měsíci následujícího účetního období. V případě uvedeném v odstavci a) nelze tedy použít průběžnou ani periodickou inventarizaci.

Společnost tedy může provádět pouze průběžnou inventarizaci, uvedenou v odstavci b), která se provádí současně během účetního období u jednotlivých druhů zásob, uložených například v jednotlivých prodejnách a skladech, a to k různým dnům účetního období.

Při průběžné inventarizaci se tedy rozvrhuje provádění fyzických inventur zásob do celého účetního období (kalendářního či hospodářského roku) pro jednotlivé prodejny a sklady. V tom spočívá její racionální jádro, poněvadž se nesoustřeďuje mimořádná práce spojená s fyzickou inventurou a vypořádáním jejich výsledků k rozvahovému dni, přičemž se zpravidla při jejich provádění nevyžaduje přerušení běžné práce (prodeje) v prodejnách či ve skladech. Podstatou průběžné inventarizace je právě její rozložení do celého účetního období.

2. K podstatě a podmínkám

průběžné inventarizace

 

Průběžná inventarizace se může provádět, jen pokud je pohyb (přírůstky a úbytky) jednotlivých položek (druhů) zásob sledován na skladních kartách nebo záznamech nahrazujících skladní karty, které tvoří analytickou evidenci těchto zásob, takže lze z nich běžně zjistit a dokladově prokázat údaje o stavu a pohybu těchto zásob podle jednotlivých druhů.

Nelze ji provádět při globální korunové analytické evidenci zásob (například zboží v maloobchodních prodejnách), kdy zjištěný skutečný stav zboží v průběhu účetního období nelze srovnávat se stavem účetním dle jednotlivých druhů zásob zboží. Druhové vedení analytické evidence o zásobách je totiž základním předpokladem průběžné evidence zásob na skladě. Jinak by nebylo možno zjistit věrohodně rozdíly mezi stavem zjištěným fyzickou inventurou a stavem účetním.

Průběžnou inventarizací je třeba inventarizovat postupně příslušné druhy zásob na jednotlivých prodejnách či skladech alespoň jedenkrát během účetního období. Je však žádoucí, aby se u některých druhů zásob, u nichž může docházet k mankům nebo přebytkům, aby se provedla fyzická inventura během zvoleného období i vícekrát.

3. Plánování průběžné inventarizace

 

K zajištění správného provádění průběžných inventarizací a k ustavení příslušných inventarizačních komisí je vhodné vydat vnitřní předpis (směrnice, příkaz) vedení účetní jednotky. Dále je vhodné vydat každoročně písemný plán, v němž se určí předmět a lhůty inventarizace. Přitom lze postupovat takto:

• v plánu se jmenovitě určí jednotlivé druhy zásob a dne provedení jejich inventarizace,

• v plánu se určí počet druhů zásob, které je třeba zinventarizovat v každém určeném období (například týdně, měsíčně); pro volbu konkrétních druhů zásob se buď stanoví určité zásady, nebo se výběrem zmocní určitý pracovník (např. vedoucí inventarizační komise),

• v plánu se určí pouze zásady pro výběr druhů zásob a určením dní inventur a konkretizací druhů zásob se pověří pracovník jako v předchozím případě,

• kombinovat všechny tři uvedené způsoby.

Způsob výběru konkrétních druhů zásob a určení dne inventarizace pak závisí na povaze zásob a samozřejmě i na konkrétních podmínkách účetní jednotky. Plán průběžné inventarizace je nutné stanovit tak, aby se během účetního období vystřídaly alespoň všechny druhy zásob a z hlediska časového se co nejméně narušoval hospodářský provoz účetní jednotky i místa, kde se inventura provádí.

Při průběžné inventarizaci je třeba zjišťovat a v inventurním soupise (nebo v inventarizačním zápise) uvádět i některé další okolnosti jako:

• poškození a znehodnocení zásob,

• nevypořádání důsledků poškození a znehodn
ocení zásob z minulé inventarizace,

• stanovení odpovědnosti za zásoby a

• zajištění ochrany zásob (z hlediska bezpečnostních předpisů a podobně).

4. Postup při provádění průběžné inventarizace

 

Průběžnou inventarizací lze inventarizovat jen zásoby materiálu, polotovarů, výrobků a zboží a zvlášť vymezený dlouhodobý hmotný majetek, který není předmětem dotazu, a proto o něm další pojednání vypouštíme.

Při této inventarizaci lze v zásadě použít jen fyzickou inventuru,

tj. skutečný stav zásob se musí zjistit přepočtením, převážením, přeměřením, ohledáním a podobně. Lze přitom využít i určité úlevy, například při inventuře zásob zboží v nepoškozených a neotevřených původních obalech není nutné tyto předměty podrobit fyzické inventuře, neboť představují skutečný stav příslušného zboží. Přesto je vhodné či nezbytné nahodile otevřít některý z obalů a zjistit jeho obsah. Otevření původních obalů by se však mělo provádět šetrně s ohledem na další prodejnost jejich obsahu.

Zákon o účetnictví stanoví (odst.1 § 30), že zjištěné skutečné stavy majetku a závazků jsou účetní jednotky povinny zaznamenat v inventurních soupisech. Pro průběžné inventarizace je však v tomto směru povolena výjimka (odst. 3 § 30): V případě provádění průběžné inventarizace mohou být inventurní soupisy nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů. Účetní jednotky se tedy mohou rozhodnout, zda i při průběžných inventarizacích budou i nadále pro zápisy zjištěných skutečností používat inventurní zápisy či tyto nahradí „jiným průkazným záznamem“ o provedení fyzické inventury. Zde mají tedy účetní jednotky prostor pro uplatnění svého názoru, respektive přístupu.

Při prvém způsobu se vyhotovují tedy inventurní soupisy, stejně jako při periodických inventarizacích. Přitom stačí v těchto inventurních soupisech zachytit jen ty zjištěné skutečné stavy zásob, které se liší od stavů skutečných. Tyto inventurní soupisy pak slouží k porovnání stavů skutečných se stavy účetními, k vyčíslení inventarizačních rozdílů v jednotkách množství a v peněžních jednotkách a k jejich za-účtování v hlavní knize a na skladních kartách. Inventurní soupis musí podepsat osoby odpovědné za zjištění skutečnosti a osoba odpovědná za provedení inventarizace.

Při druhém způsobu se sice inventurní soupisy nevyhotovují, avšak na zjištěné inventarizační rozdíly je třeba vyhotovit příslušné doklady (příjemky, výdejky, převodky) na vyúčtování zjištěných mank a přebytků a zjištěné inventarizační rozdíly poznamenat na příslušné skladní karty s podpisy odpovědných osob. Z účetních dokladů je vhodné vyhotovit zvláštní sestavu (přehled), která vlastně nahrazuje inventurní soupis.Po skončení každé akce (inventury) je vhodné vyhotovit inventarizační zápis, i když o něm zákon o účetnictví nehovoří, respektive jej nepředepisuje.

I při průběžných inventarizacích lze využít norem ztrát. Mankem tedy nejsou technologické a technické ztráty vznikající například rozprachem, vyschnutím v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a odbytovém procesu, neboť jde o takzvané ztráty v rámci norem přirozených úbytů zásob.

Manka a přebytky lze též vzájemně vyrovnávat, avšak jen tehdy, jedná-li se o přebytky a manka zásob, které vznikly ve stejném inventarizačním období a u stejné hmotně odpovědné osoby či odpovědných osob prokazatelně neúmyslnou záměnou jednotlivých druhů, u kterých je tato záměna možná vzhledem k charakteru druhů zásob, například v důsledku různých rozměrů spojovacího materiálu nebo balení zásob. Převyšuje-li po tomto vyrovnání částka mank částku přebytků, je třeba rozdíl posuzovat jako výsledné manko, převyšuje-li částka přebytků částku mank, posuzuje se rozdíl jako výsledný přebytek.

5. K usnadnění (racionalizaci) provádění

průběžné inventarizace

 

Se zřetelem k tomu, že provádění průběžných inventarizací fyzické inventury a na ně navazující vyčíslení, zachycení a vypořádání výsledků se soustavně opakují, je vhodné a racionální vypracovat v účetní jednotce jednotný účetní záznam (formulář) a do něj spojit různé dílčí písemnosti, zpravidla se při inventarizaci vyskytující a vyžadované účetními předpisy. Usnadní se tím postup při inventarizacích, zjednoduší administrativa, sníží počet podpisů, zajistí jednotný postup a vyloučí neprovedení některých úkonů.

Do tohoto účetního záznamu je účelné zahrnout zejména:

a) písemné prohlášení pracovníka odpovědného za příslušné zásoby, že odevzdal všechny doklady týkající se inventarizovaných zásob a že jsou všechny doklady zachyceny v analytické evidenci, pokud za ni též zodpovídá,

b) inventurní soupis, pokud se vyhotovuje ve smyslu odst. 2 § 30 zákona o účetnictví,

c) inventarizační zápis,

d) potvrzení hmotně odpovědného pracovníka za zásoby, že fyzická inventura byla provedena za jeho účasti a že žádné zásoby nezatajil,

e) okamžik zahájení a ukončení průběžné inventarizace (akce),

f) rozhodnutí odpovědného zástupce organizace (generálního ředitele, finančního ředitele, jednatele apod.) o návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů a dalších učiněných návrzích například v inventarizačním zápise),

g) účtovací předpis pro vyúčtování inventarizačních rozdílů s konečnou platností.

6. Závěr

 

Zákon o účetnictví umožňuje provádění průběžných (dříve permanentních) inventarizací u zásob materiálu, polotovarů, výrobků a zboží, jakož i přesně vymezeného dlouhodobého hmotného majetku, a to za určitých, přesně stanovených podmínek. Tím umožňuje rozvrhnout inventarizace, jinak soustředěné zpravidla do krátkého časového limitu koncem účetního období, do celého kalendářního

či hospodářského roku a vytváří též předpoklady pro racionalizaci průběžných inventarizací a ochranu majetku účetních jednotek.

Provádění průběžných inventarizací je proto třeba, resp. žádoucí v účetních jednotkách řádně organizačně zabezpečit. Dobrou organizační přípravou je totiž možno zvýšit jejich efektivnost i hospodárnost.

Hodnocení

Zaujala Vás tato zpráva?
Ohodnoťte ji

Loading

Děkujeme za Vaše hodnocení

Komentáře

Mohlo by vás zajímat

Finance
Kdy máte v práci nárok na placené volno?
Volby 2017: vše, co potřebujete vědět
Jak se rychle a snadno zorientovat v německých volbách
Co se v roce 2018 změní se zvýšením zdravotního pojištění pro OBZP?
Je libo hypotéka se slevou?
Auta
Retro: Lada Niva, Škoda Trekka a další socialistické off…
Peugeot 208, 2008 a příbuzné Citroëny dostanou do dvou let elektrické verze
Porsche 911 GT2 RS údajně zajede Nordschleife pod sedm minut
Další ukázka hlavní výhody elektromobilů v praxi. Tesla ovládla největší drag race
Kviz: Poznáte tato známá americká auta?
Technologie
Paměti DDR5 by se mohly objevovat už od roku 2019. Takt až 6,4 GHz, VRM na modulech?
Takhle bude vypadat retro ThinkPad. Lenovo jej nabídne k 25. výročí
Windows Store bude zřejmě přejmenován na Microsoft Store
Školství není připraveno na dobu, kdy budeme mít internet v těle
Je tu GeForce GTX 1080 Ti s upgradovanou pamětí: Evga vydává model s 12GHz GDDR5X
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít