Příprava IT systémů před vstupem do EU

23. února 2004, 00:00 - admin
23. února 2004, 00:00

Vstup do EU není strašák, ale příležitost k získání konkurenční výhody. Zaleží na každém, jak se jí chopí.PŘI VSTUPU DO EU BUDE NEJDŮLEŽITĚJŠÍ ŘÁDNĚ UPRAVIT CHOD FIRMY. SAMOTNÉ INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE STOJÍ AŽ NA DRUHÉ KOLEJI.

Vnitřní organizace firem je na prvním místě Vstup do EU není strašák, ale příležitost k získání konkurenční výhody. Zaleží na každém, jak se jí chopí. PŘI VSTUPU DO EU BUDE NEJDŮLEŽITĚJŠÍ ŘÁDNĚ UPRAVIT CHOD FIRMY. SAMOTNÉ INFORMAČNÍ TECHNOLOGIE STOJÍ AŽ NA DRUHÉ KOLEJI. Do podnikaní v posledních pár letech stále vehementněji promlouvá výpočetní technika. Firemní IT systémy sledují, kde se co v podniku šustne: kolik se čeho zrovna prodalo, jaké množství zboží je na skladě a kolik ho zítra dovezou dodavatelé. Imalí podnikatelé a drobní živnostníci pomalu začínají sázet na IT. Vedou si v počítačích účetnictví, tisknou daňová přiznání nebo se snaží podnikat prostřednictvím internetu. Jako například výrobce obuvi a kožené galanterie Hurt. Na internetu otevřel e-obchod a se vstupem do EU mu kynou nové obchodní příležitosti. Jenomže s obchodními příležitostmi přicházejí ruku v ruce iúskalí. Stoupne hlavně administrativa. A protože ta je dnes především elektronická, je načase připravit na Evropskou unii i IT systémy. IT AŽ POZDĚJI

Pro samotné podnikové aplikace nebude mít prakticky vstup do Evropské unie v první fázi žádné závažné důsledky. N ovinky se dotknou především fungovaní samotného podniku - změní se firemní procesy. Po vstupu do Unie přibudou podnikům nové povinnosti v podobě vykazování dalších několik údajů a je jen na nich, jestli to budou dělat ručně, nebo pomocí IT. Teprve pokud se rozhodnou zpracovávat data automaticky, bude nutné systém změnit . „Dojde ke změnám, a to především v účetnictví, logistice ale také například v evidenci nebezpečných látek,“ upozorňuje konzultant Daniel Riegel z firmy SAP, která je největším výrobcem podnikových aplikací na světě. Zásadní změnou bude použití tzv. VA T čísla, které je přidělováno právnickým osobám z Bruselu. Musí být uvedeno na dokladech u dodavatele i odběratele. Do firemních systémů budou muset být doplněny číselníky daně z přidané hodnoty všech druhů DPH ve všech zemích Evropské unie v provázanosti na země, odběratele a dodavatele při vystavování dokladů, vystavování faktur a daňových dokladů pro různé daně z přidané hodnoty v různých zemí. Počítačový systém pak bude především muset umět správně tisknout faktury a další doklady v souladu s obecnými zvyklostmi cizího prostředí a evropské legislativy, plus také samozřejmě musí respektovat i legislativu národní. „Obecné zvyklosti neomezuje zákon. Nenajdete je tedy nikde vypsané v zákonech jednotlivých zemí,“ varuje Vladimír Králíček z tuzemského výrobce podnikového softwaru J.K.R. Jde například o názvy položek na mzdovém sáčku, tvar pokladního dokladu nebo uspořádání dodacího listu.

POVINNÉ NÁLEŽITOSTI FAKTUR V EU:

1. Datum vystavení faktury

2. Datum dodávky zboží nebo služeb, pokud je jiné než datum vystavení faktur

3. Jedinečné číslo faktury

4. Identifikační číslo DPH dodavatele

5. Název a adresa dodavatele a odběratele

6. Množství a povaha dodávaného zboží (služeb)

7. Jednotková cena bez DPH a součty po jednotlivých sazbách DPH

8. Aplikované sazby DPH

9. Splatné DPH po jednotlivých sazbách

STATISTIKA NUDA JE Známá píseň se příliš neplete. Statistika nuda je, má však cenné údaje. Obzvláště pro sledování mezinárodního obchodu je statistiky třeba. Dnes při vývozu zboží nebo dovozu z N ěmecka na hranicích celníci pečlivě počítají každou krabičku dovezeného i vyvezeného zboží do statistik. Po prvním květnu letošního roku už při obchodování v rámci EU žádní celníci nic zapisovat nebudou. Přesto však bude obchod se zeměmi EU považován stále za mezinárodní, který je třeba sledovat. „Firmám nově vznikne povinnost sbírat data pro vedení statistiky obchodu. Povinnost ohledně zboží mezi státy EU přejde ze státu na exportéry a dovozce,“ varuje Václav Pátek z poradenské firmy Pricewaterhouse Coopers. Firmy musí vést podrobnou statistiku, tzv. Intrastat. A protože český obchod se realizuje z osmdesáti procent v zemích Unie, bude to pro některé podnikatele administrativně velmi náročné. Nebudou sice muset už při každém dovozu a vývozu vypisovat celní deklaraci, ale za to musí dělat jednu dvě souhrnné statistiky (samostatně za přijetí a za odeslání zboží) za celý měsíc. „Jedná se o klasický problém volby mezi automatizovaným a ručním procesem. Spočívá v tom, že jakmile člověk něco neudělá hned, má tendenci zapomenout, práci odkládat a chybovat. Obzvláště pokud by takovou tuto rozsáhlou a náročnou statistiku vedl ručně. Počítačové programy však nezapomenou,“ říká Antonín Hamřík z P ricewaterhouse Coopers (PwC). Je tedy nutné naučit počítačové aplikace vytvářet souhrnné hlášení Intrastat. N ejprve je nutné zjistit, co přesně Intrastat vyžaduje. Přesné informace jsou například na internetových stránkách Českého statistického úřadu (http://www.czso.cz/ csu/redakce.n sf/i/prirucka _k_vykazovani_udaju_ pro_intrastat). Patří tam také sledování hmotnosti zboží, které bylo dovezeno nebo vyvezeno. V podnikové aplikaci je nutné zavést speciální kolonku pro hmotnost zboží a naprogramovat software tak, aby hmotnost zahrnul do Intrastatu. ZMĚNY V ÚČETNICTVÍ

Samostatnou kapitolou je software pro účetnictví. Po vstupu do EU nesmí v účetnických systémech firem obchodujících se zahraničím chybět úplně nová účetní operace Reverse Charge pro účtování o nabývací dani. Bude také třeba kontrolovat sledování účelu použití majetku. Takovou povinnost má firma s osvobozeným plněním od DPH. Potom musí sledovat, který majetek využívá v souvislosti s tímto plněním, a u tohoto majetku si při koupi nesmí nárokovat vrácení DPH. Pokud majetek přeřadí z oblasti zdanitelného plnění do oblasti osvobozeného, musí DPH opět odvést. „Pro sledování vnitrounijních obchodů přibude i výkaz Souhrnné hlášení,“ připomíná další formulář Miluše Janotová z firmy LCS. To slouží pro kontrolu nároku na osvobození transakcí od daně z přidané hodnoty z titulu dodání zboží do jiného členského státu. Plátci daně z přidané hodnoty budou povinni podávat místně příslušnému správci daně vedle daňového přiznání i souhrnné hlášení o uskutečněných intrakomunitárních plněních. Souhrnné hlášení je stručný a přehledný formulář, v němž plátce daně uvede souhrnné informace o jím uskutečněných intrakomunitárních plněních za předchozí kalendářní čtvrtletí. I takový administrativní úkon by měla snadno zvládnout po vstupu do EU dobře připravená podniková aplikace.

REVERSE CHARGE Účetní operace při přijetí faktury z jiné členské země Evropské unie, kdy se účtuje netto částka na účet dodavatele proti účtu pořízení. K tomu je firma povinna sama si vypočítat českou domácí sazbu DPH a zaúčtovat ji oboustranně na účty DPH. DLOUHODOBÁ PŘÍPRAVA JE NUTNÁ Výčet povinností, které budou mít podniky obchodující se zahraničím, je dlouhý. Je jasné, že se kompletní příprava IT systémů nedá stihnout za jeden den. Antonín Hamřík z PwC radí začít nejprve s důkladnou analýzou. „Zjistěte, co všechno budete muset po vstupu změnit, a co nejdříve se na to pomalu připravujte už teď.“ Je nutné co možná nejpodrobněji se seznámit se změnami legislativy i obchodní praxe z
emí EU. Dají se využít volně přístupné informace na internetu, v tisku, a také by se neměly podceňovat služby specializovaných poradenských firem. Dostatek informací a důsledná příprava může firmám ušetřit spoustu času i nákladů. Před jakoukoliv změnou si musí firma udělat podrobnou analýzu, jak se změní způsob jejího fungování v EU. A připravit se na to. Podle Václava Pátka řada firem, zejména těch menších, zjistí, že z hlediska IT na ně Evropská unie nebude mít tak velký dopad. To málo, co se jich bude týkat, pak půjde vyřešit např. jednoduchou tabulkou v Excelu. N ové reporty budou obsahovat nová data, která dosud třeba nesledovaly. Firmy tudíž mají tři možnosti: vypisovat je ručně z knihy, udělat malý program, který data ze systému automaticky vytáhne, či kompletně předělat podnikové aplikace. Vodítkem, kdy se vyplatí vypracovávat povinné reporty ručně nebo v počítači, je množství transakcí. Pokud například budete vyplňovat Intrastat jen kvůli deseti exportům měsíčně, je zbytečné upravovat programy, protože to je práce na pár minut i bez počítače. Nesmí však na to odpovědní pracovníci zapomenout, jinak hrozí vysoké pokuty ze strany kontrolních orgánů.
ZKOUŠKA IT NANEČISTO K dokonalé přípravě nejen IT, ale i celé firmy na vstup do EU patří znalost konkrétních podmínek. To však bohužel není reálné. Řada zákonů ještě není schválena, návrhy se často mění. Nelze tedy předem vše připravit. Přesto už jsou známy některé povinnosti. A právě ty by měly firmy implementovat do svých systémů již nyní. Určitě by žádná firma či drobný živnostník neměli čekat na dodavatele svých informačních technologií, až mu zaklepe na dveře a přinese program kompletně připravený pro prostředí Evropské unie. Není to totiž ani možné. Každý podnik vyžaduje jiný přístup. Musíte se aktivně do přípravy zapojit a informovat svého dodavatele IT, co přesně potřebujete. A pokud možno včas, aby on měl možnost program připravit a řádně otestovat. Bylo by nepříjemné, kdyby firma na konci dubna zjistila, že její IT dodavatel je absolutně nepřipraven na vstup a jeho programy vykazují řadu nedostatků. Vyplatí se udělat si zkoušku nanečisto. Například Intrastat je už nyní téměř definitivní. Zkuste si nasadit do systému všechny potřebné údaje a na konci měsíce zkušebně připravit hlášení pro Intrastat. Když to nevyjde, nic se nestane a budete mít čas nalézt v systému chyby. Kdyby se vám to stalo v květnu, už byste mohli být postiženi pokutou. Sebedokonalejší IT systém je ovšem k ničemu, pokud ho neobsluhují kvalitní a informovaní zaměstnanci. Po změnách v IT a legislativě je potřeba také vyškolit správné lidi. Zaměstnanci se musí naučit, jak se softwarem správně pracovat. „Nestačí jen přikoupit dobrý program a doufat, že se problémy samy vyřeší. To si řada firem bohužel neuvědomuje,“ konstatuje Antonín Hamřík z PwC. JAK NA TO**

Někteří velcí výrobci podnikových aplikací (jako Oracle nebo SAP) nabízejí na svých stránkách základní informace a softwarové balíčky pro úpravu systému. Díky širokým mezinárodním aktivitám mají s podnikáním v EU zkušenosti a vědí, co je potřeba. Menší dodavatelé podnikového softwaru takové skupinky většinou nemají. Mají ale podle Antonína Hamříka z PwC jednu nezanedbatelnou výhodu: „Řada legislativních změn přijde na poslední chvíli. Malí výrobci na ně mohou reagovat po dohodě se zákazníkem pružněji než ti velcí. U gigantů totiž musí vše procházet dlouhými schvalovacími procesy.“ Hamřík také dál znovu zdůrazňuje, že je nutné být aktivní - ptát se svého dodavatele softwaru, konzultovat s ním změny a řešit konkrétní problémy. n jiným. Následné ověření podpisu odhalí tyto zásahy třetí stranou. Spolu s tím stojí zapřemýšlet nad zavedením tzv. imagingu. Zjednodušeně lze konstatovat, že všechny papírové dokumenty ve firmě zmizí. Místo nich budou kolovat elektronické soubory. Je to rychlejší, praktičtější a bezpečnější. Papírové originály mohou bezpečně spočívat v archivu, zatímco pracovat se bude s elektronikou. Díky vyspělému softwaru se dá sledovat, kde zrovna a u koho je který dokument. Jestli už nový požadavek výroby někdo schválil nebo zamítl. K třešničkám takových aplikací patří i kontrola plnění pracovních povinností. Například vedoucí oddělení má schválit závěrečnou zprávu svých podřízených. Učiní tak ale, aniž by zprávu četl. Ale díky sledování elektronické komunikace se snadno a rychle odhalí, že vedoucí je podvodník, protože schválil něco, co vůbec nečetl. Při inovaci systému se musí postupovat s rozumem. Nejen firemní odborníci na IT (správci sítí) mají většinou velké oči, ale samozřejmě i dodavatelská firma. Chtějí všechno, co je dostupné - bez ohledu na cenu i praktický význam všech novinek. N ež se tedy ve firmě rozhodnete inovovat, důkladně rozvažte, co potřebujete. N epodlehněte naléhavým žádostem, že potřeba je všechno. Většinou tomu tak opravdu není. Lepší je za ušetřené peníze uspořádat školení pro lidi, kteří s novou technikou budou pracovat.

Mohlo by vás zajímat

  • Pavel Ryba - muž, který Čechům prodá ročně tunu zlata

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

Hry pro příležitostné hráče