Poznejte lépe svou firmu

17. prosince 2007, 00:00 - Jan Němec
17. prosince 2007, 00:00

Business intelligence je v posledních letech ve světě velmi skloňovaným a populárním pojmem. Přesto je v mnoha českých firmách stále velkou neznámou. K čemu vlastně sofistikovaná analýza dat slouží a jak může vaší firmě pomoci?

Business Intelligence Business intelligence je v posledních letech ve světě velmi skloňovaným a populárním pojmem. Přesto je v mnoha českých firmách stále velkou neznámou. K čemu vlastně sofistikovaná analýza dat slouží a jak může vaší firmě pomoci? Díky informačním technologiím shromažďuje dnes a denně každá firma obrovské množství dat a statistik. Týkají se nejrůznějších oblastí fungování firmy, od finančních výsledků firmy po informace o zákaznících. Velká část manažerů však dosud nedokáže z takových dat vytěžit maximum informací pro řízení podniku. Právě pro tyto účely je určen systém business intelligence (BI), tedy sofistikovaná analýza dat. V českých firmách je však zatím povědomí o BI stále malé. Poučení z chyb, ale i úspěchů Co pojem business intelligence znamená? Jednoznačný český ekvivalent neexistuje. „Business intelligence je vlastně znalostní pohled na podnikání. Znamená získávání znalostí a informací o tom, co se ve firmě děje. Tyto znalosti pak slouží jako podklad pro rozhodování jak nižšího managementu, tak na vyšší úrovni pro strategické řízení. Díky těmto analýzám se firma může zaměřit na činnosti, které pro ni představují nějakou vyjádřitelnou hodnotu. BI tak můžeme definovat jako základ pro Business Performance Management,“ vysvětluje Miroslav Hasík z poradenské firmy Capgemini. Stručně řečeno se tedy jedná o získávání informací důležitých pro rozhodování managementu. „Při podnikání generuje firma obrovské množství dat, která někam ukládá,“ říká server product manager Microsoftu Michal Hroch. „Firmy tvrdí, že data jsou jejich ‚zlato‘. Nicméně většina společností z těchto dat nezískává žádné další podstatné informace. BI je právě proces získávání informací z tohoto velkého množství dat. Nástroje BI pak slouží k integraci těchto dat a sledování jejich souvztažnosti,“ dodává. Typickou oblastí, kterou firmy často podceňují a řeší ji právě BI, je podle Hasíka například ziskovost zákazníků a její řízení. U řady podniků totiž platí pravidlo, že 20 procent zákazníků generuje 80 procent tržeb. Naopak zbylých 80 procent klientů má na tržbách pouze menší, dvacetiprocentní podíl. „Potom nastává otázka, co se zákazníky na dolním konci. Přestat se jim věnovat úplně? Kdo si troufne vzít na sebe to riziko, že zákazník, který letos koupil jednu dodávku, se příští rok neposune mezi top klienty?“ říká Hasík. Jak dodává, druhou věcí jsou reálné zisky z jednotlivých zákazníků. „Firma může mít bezproblémové malé zákazníky, kteří si sami objednají zboží či službu a akceptují cenu. Jiný, velký klient naopak dělá daleko větší tržby. Musí ho ale často navštěvovat prodejci, zvou ho na večeře a firma s ním má další velké náklady. Ten může být nakonec ztrátový,“ vysvětluje Hasík. Společnost tak podle něj díky BI zjistí, nakolik je konkrétní klient skutečně ziskový. Implementace je běh na dlouhou trať Zavádění business intelligence ve firmě není jednorázovou akcí. Nelze tedy očekávat, že je možné celý proces jednoduše naplánovat a nechat si ho dodat na klíč bez aktivní spoluúčasti a změn ve firmě. Velmi důležitá je podle Miroslava Hasíka změna celého přístupu firmy k podnikání. Firma musí změnit vlastní kulturu. Na managementu pak zůstává úkol stanovit cíle a strategii firmy ještě před implementací BI. Proto nelze jednoznačně určit univerzální dobu implementace. „Doba trvání i úspěšnost záleží z velké části na firmě a její ochotě a schopnosti se měnit a učit. Samotná instalace ‚krabicového řešení‘, tedy jednotlivých technologických nástrojů business intelligence, se měří v řádech týdnů nebo měsíců,“ upřesňuje Hasík. Ten také upozorňuje, že zavádění těchto nástrojů nelze naplánovat na několik let dopředu. Během té doby se totiž změní jak samotná firma, tak její okolí, respektive trh. A na tyto změny je třeba pružně reagovat. „Faktor změny bývá klíčovým důvodem, proč projekty v některých firmách ‚končí v mlze‘,“ dodává Milan Hrádocký z Capgemini. „Firma si řekne, že systém je zaveden, a odškrtne si položku jako splněnou a dále na něm nepracuje,“ tvrdí Hrádocký. Při implementaci je proto podle něj nutné myslet do budoucna. Jako vhodný postup proto Hasík doporučuje například postupné zavádění business intelligence. „Není špatně, když začne tyto nástroje nejprve využívat management, osahá si změny, naučí se systém využívat. A teprve potom jej začne rozšiřovat i na nižší úrovně ve firmě,“ vysvětluje Hasík. Málokdy se navíc podaří navrhnout komplexní řešení na první pokus. „I pokud se snažíte napoprvé udělat co nejkomplexnější řešení, může se nakonec ukázat jako zbytečně drahé,“ doplňuje Hasík. Menší to mají snazší Business intelligence je nástroj vhodný pro firmy všech velikostí. Přesto se logicky vyskytují některé odlišnosti. „U malých a velkých firem funguje jiná struktura řízení, větší firmy mají více ‚pater‘,“ říká Miroslav Hasík. Podle Milana Hrádockého ve velké firmě prakticky nikdo nezná všechny procesy, které v podniku probíhají. U malé firmy s jednodušší strukturou je to naopak vcelku jednoznačné. „Rozdíl je i v tom, že ve velké firmě se musí dbát také na to, kdo k jakým datům smí mít přístup. Je proto třeba vyřešit distribuci dat, tedy zajistit, aby se správná data dostala ke správným lidem. U malé firmy je to jednoduché v tom, že je ‚adresátem‘ dat většinou majitel nebo šéf a nikdo jiný,“ dodává Hrádocký. „U velkých firem má na starosti strategické plánování top management. Pak ale existuje celá řada dalších oddělení, která mají své vlastní rozhodovací pravomoci, tedy operativní rozhodování,“ tvrdí Michal Hroch. I tyto procesy operativního rozhodování je podle něj potřeba zmapovat a podle toho dodávat potřebné informace každému oddělení. U malé firmy je většinou také jasnější souvislost mezi vstupy a výstupy. „Například elektrárna prodá tolik a tolik megawatt elektrické energie. Na začátku ale existuje mnoho vstupů a faktorů, které výsledek ovlivňují,“ říká Hrádocký. „Dobrat se k těmto závislostem je často poměrně složitý proces. U menší firmy bývají souvislosti mezi sledovanými výstupy a vstupy jasnější,“ dodává. Cena? Záleží na vás Vzhledem k dlouhému trvání a složitosti zavádění nelze stanovit univerzální cenu, na kolik firmu zavedení business intelligence vyjde. „Cena je vždycky kombinací komplexity řešení, rozsahu, ochoty se učit a ochoty se měnit,“ popisuje Miroslav Hasík. Říká, že existují flexibilní firmy, které mají vysoký potenciál znalostního růstu. U nich jsou pak náklady relativně malé. Takové firmě podle Hasíka stačí určitý „koučink“. To většinou obnáší zorganizovat několik workshopů a vysvětlit zaměstnancům fungování systému. Firma si pak ve spoustě dalších věcí poradí sama. „Jsou ale i firmy, které k tomu přistupují stylem: my něco potřebujeme, vy to dodejte na klíč, a víc nás nezajímá,“ upozorňuje H
asík. „Ty pak čekají, že jako mávnutím kouzelného proutku začne všechno fungovat. V takovém případě může být rozpočet v podstatě neomezený,“ uzavírá Hasík. Co se nástrojů týče, existuje na trhu několik dodavatelů řešení business intelligence. Jedním z nich je právě Microsoft, který v listopadu uvedl na trh řešení PerformancePoint Server. „Vycházíme ze střední vrstvy, kde jsme nejsilnější,“ říká Michal Hroch. „Nabízíme řešení, které je škálovatelné podle velikosti firmy a počtu zaměstnanců. Chceme totiž poskytovat řešení, které je cenově přizpůsobitelné i segmentu malých a středních firem,“ vysvětluje Hroch.
Ne bič, ale vodítko Problém firem bývá někdy ve špatném chápání podstaty BI. „Ve spoustě případů je business intelligence zaměňováno za kontrolní mechanismy a řešení operativních problémů. Musí však být pro firmu vodítkem, nikoliv postrachem,“ upozorňuje Hasík. Navíc podle něj často platí, že místo výskytu problému nemusí být totožné s místem jeho vzniku. „BI má pomoci nejen identifikovat důsledky problémů, ale najít i jejich příčiny,“ říká Hasík. Nevýhodou některých firem je také to, že používají nástroje BI spíše jako „bič“ na vlastní zaměstnance. „Problémy, tedy to, že je něco špatně, většina firem řešit umí. Řeší jak důsledky, tak i příčiny problémů,“ tvrdí Hasík. „Pro firmu je ale často daleko podstatnější poučení z toho, co dělá dobře. Když podnik ví, v čem je dobrý, může na tom dále v budoucnu stavět,“ doplňuje. Rozhoduje i uklízečka**

Velice důležité je pro úspěšnost zavedení celkového Business Performance Management zahrnout do něj všechny zaměstnance firmy. A to včetně například uklízečky. I ta se totiž svým dílem podílí na úspěchu firmy. „Proto je třeba pojmenovat a pochopit, jak který zaměstnanec k úspěchu firmy přispívá a jak jej ovlivňuje,“ tvrdí Miroslav Hasík.

Jako příklad uvádí provozovatele železniční dopravy. „Takto velký podnik má velké množství zaměstnanců, od generálního ředitele přes provozní pracovníky, po pokladní a třeba i uklízečky. Ti všichni mají vliv na to, zda zákazník bude opakovaně cestovat po železnici. Rozhoduje totiž jeho zákaznická zkušenost. Ta nezačíná nástupem do vlaku, ale už třeba tím, jak snadné je zjistit informace o spojích, koupit lístek a podobně. Na zákaznickou zkušenost má tak vliv pokladní, ale i uklízečka, protože nikdo necestuje rád ve špinavém vlaku,“ uzavírá.

Mohlo by vás zajímat

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

  • Daniel Stein Kubín: Slova jsou jen slova, surf a poušť…

Hry pro příležitostné hráče