Opravdu zadarmo?

Firmy by měly být připraveny nést rizika spojená s dotacemi na vzdělávání z EU

Jak získat dotace na vzdělávání? Tuto otázku si dnes klade mnoho firem, které nechtějí promarnit šanci. Je známo, že v letech 2007 až 2013 bude z Evropského sociálního fondu (ESF) do vzdělávání směřovat bezmála sto miliard korun (v rámci programu Lidské zdroje a zaměstnanost a operačních programů Vzdělání pro konkurenceschopnost a Praha adaptabilita). Například Praha má pro toto období vyčleněno 127,5 milionu eur (3,14 miliardy korun). Ale už nyní, po uzavření první výzvy (k 31. březnu 2008), bylo prostřednictvím 1178 žádostí požádáno celkem o 6,8 miliardy korun. To je prakticky dvojnásobek celkové alokace tohoto programu na celé sedmileté období!
Dívá-li se na tuto situaci člověk s nadhledem, pak mu připadá, jako když se někde rozdávají autopotahy zdarma a seběhnou se všichni lidé z blízkého i dalekého okolí. Včetně těch, kteří nemají auto, nebo nepoužívají autopotahy - ale je-li to zadarmo.
Je to však opravdu zdarma? Dle toho, že o dotace žádají všichni, kdo mohou, to tak vypadá. Při bližším pohledu však zjistíme, že mnoho firem ani tolik nezajímá vlastní obsah projektu, jeho užitečnost pro rozvoj, své zaměstnance a pro společnost, jako možnost získat peníze. Neuvědomují si přitom rizika a především dopady, které mohou mít nevhodně sestavené projekty na jejich byznys.

Rizika

Za první riziko lze považovat minimální objem peněz stanovený na projekt. V Praze byl v první výzvě stanoven na jeden milion korun. A mnoho firem se dostává do situace, kdy po vyčíslení nákladů na reálnou potřebu školení nedosáhne minimálního objemu. Jak se z této situace dostat? Firmy jsou de facto tlačeny, aby do projektu zakomponovaly aktivity, které reálně nepotřebují. To pro ně znamená nejen snížení produktivity práce, protože budou muset tyto nepotřebné, doplňkové aktivity absolvovat, ale i ohrožení motivace svých zaměstnanců. Kdo by chtěl ztrácet čas na školení, které je pro něho nepotřebné a nezajímavé?
Nastavení nákladů v rámci projektů také není zcela optimální. Náklady by neměly být „přemrštěné“. A především by si firma měla vždy dobře obhájit, proč chce právě takové drahé školení. Efektivita a hospodárnost proto patří ke kritériím pro posouzení způsobilosti výdajů při proplácení žádostí o platbu během provádění projektu. Je tedy možné za nižší cenu nalézt opravdu kvalitní školení, nebo společnosti musejí kupovat nekvalitní zboží? Jde pak opravdu o vzdělávací projekty, které jsou hodnotné a mají reálnou šanci posunout společnost k vyšší efektivitě?
Druhým důsledkem nízko nastavených nákladů je tlak na podvádění. Některé společnosti tlačí vzdělávací firmy, aby odvedly „nějakou“ práci, ale administrativně vykázaly to, co chce vidět úředník. Kolik procent projektů bude opravdu naprosto čistých včetně potřebnosti a efektivity obsahu vzdělávání?

Další problémy

Je třeba také vzít v úvahu časové zatížení jak školených osob, tak těch, které zajišťují kompletní administraci projektů. Při jejich sestavování je důležité stanovit reálné zatížení zaměstnance školením, aby to nenarušovalo jeho každodenní práci. Aby se nestalo, že 60 procent času se bude školit a zbytek vykonávat svou práci. Jde samozřejmě o přehnané tvrzení, ale je třeba se tomu věnovat. Velkým problémem při čerpání je přílišná administrativa během projektů. A tento fakt si je třeba také včas uvědomit. Při každé žádosti o platbu se musí předkládat monitorovací zpráva, různé prezenční listiny, výkazy práce a tak dále.
Další jev, který lze pozorovat, je odkládání plánovaných akcí. Pro naši vzdělávací firmu je letošní rok zvláštní. Zákazníci některé plánované akce a školení pozastavili nebo odložili, protože čekají, jestli jejich projekt uspěje a získá finanční podporu z evropských prostředků. To znamená, že na jedné straně máme virtuální poptávky a na druhé straně společnosti odkládají to, co by pro ně bylo užitečné a někdy i nezbytné.

Nezbytné kroky

Jaké je řešení této situace? Společnosti by si měly především uvědomit základní věc. Pokud chtějí opravdu efektivně využít dotační zdroje a současně minimalizovat riziko dopadu na ně a zlepšit znalosti svých zaměstnanců, pak musejí učinit nezbytné kroky, které správně definují směr pro vznik projektové žádosti. Mnoho žádostí však lze napsat i za dva dny, a to může mít za následek budoucí špatné vedení projektu.
Žadatel musí část projektu krýt ze svých zdrojů (finančních, kapacitních), a proto musí dobře definovat účel projektu, jeho užitečnost a návratnost. Následující kroky by proto firmy neměly opomíjet. Za prvé provést analýzu současného stavu společnosti - reálnou potřebu vzdělávání a stanovení návratnosti. Za druhé zvolit vhodnou výzvu - jednotlivé prováděcí agentury vyhlašují výzvy s konkrétními podmínkami, které je třeba důkladně zvážit. Za třetí zpracovat projekt dle stanovených podmínek - naplánovat lidské zdroje, rozpočet a harmonogram projektu, určit klíčové aktivity projektu a tak dále. Za čtvrté provést důkladnou revizi možných rizik projektu. Za páté získat podporu. A za šesté uskutečnit administraci projektu - zpracovat veškeré požadované podklady, monitorovací zprávy, žádosti o platbu a tak dále.
Na závěr je však třeba říci, že možnost čerpat finanční prostředky z fondů EU je v mnoha případech jediným řešením, jak firmu posunout a zvýšit její konkurenceschopnost na trhu. Všechny společnosti však musejí být připraveny nést rizika spojená se získáváním finančních prostředků z fondů EU a mít partnera, který jim pomůže s náročnou legislativní částí.

Souvislosti

V letech 2007 až 2013 získá oblast vzdělávání z Evropského sociálního fondu zhruba sto miliard korun.
Pokud společnosti chtějí efektivně využít dotace a minimalizovat riziko dopadu na ně a zlepšit znalosti svých zaměstnanců, pak musejí správně definovat směr své projektové žádosti.
Žadatel musí část projektu krýt ze svých zdrojů, a proto musí dobře definovat účel projektu, jeho užitečnost a návratnost.

Co je třeba

Analýza současného stavu společnosti.
Volba vhodné výzvy.
Zpracování projektu dle stanovených podmínek.
Důkladná revize možných rizik projektu.
Zisk podpory.
Administrace projektu.