Kancelář jako virtuální realita

17. března 2011, 13:47 - Tomáš Chytil
17. března 2011, 13:47

Cesta k efektivnějšímu sdílení informací vede přes využívání dostupných technologií

Ať pracujeme z firemní centrály, odloučené pobočky, z domova či na cestách, jsme obklopeni moderními technologiemi s řadou omezení. Pod rouškou zajištění bezpečnosti se například často nedostaneme k datům potřebným pro práci. Současně jen málo zaměstnanců může s klidem říci, že opakovaně nebojují s problémem neefektivního sdílení informací. Tu potřebují data, která leží v notebooku kolegy, protože je neměl kam uložit pro ostatní, jindy by rádi s kolegyní z jiné pobočky rychle připravili obchodní nabídku. Jenže, jak efektivně sdílet informace napříč organizací a neinvestovat přitom do další drahé technologie?

Data po ruce

Kdo zkoušel připravit obchodní nabídku s třemi a více kolegy a pak provést připomínkové řízení pouze prostřednictvím e-mailu či na poradách, pravděpodobně narazil na mnohá úskalí. Pouze kvalitní automatizované řízení a správa veškeré dokumentace totiž umožňuje překonat problém ztráty a nedohledatelnosti informací, práce s neaktuálními podklady či roztříštěnosti komunikace. Jen pokud jsou informace snadno dohledatelné a přístupné, mohou být klíčové znalosti okamžitě znova využívány.
Často diskutovaný, úspěšný koncept Webu 2.0 se osvědčil natolik, že je vhodné jej podpořit i v interním prostředí organizace. I zde se totiž rychle uplatňují jeho výhody, dříve ověřené běžnými uživateli internetu.
Dokumenty, obchodní nabídky a v důsledku celé firemní know-how nevytvářejí jednotliví uživatelé, ale na míru sestavené projektové týmy. Dochází k potřebné decentralizaci autorit i odbourávání nežádoucí izolace firemních informací. Pracovníci jsou lépe vtaženi do kreativní činnosti a každý z nich může garantovat tu část projektu, které nejlépe rozumí. Hlavní pozornost je třeba věnovat sdílení a předávání vědomostí, nikoli jejich izolovanému vlastnictví. To znamená zejména dobrou dostupnost informací v rámci firemní sítě a informační struktury.

Správný kanál

Zažité bariéry se snaží prolomit například koncept kanceláře budoucnosti (Future Office). Ten může navíc maximálně využít stávajících informačních technologií pro usnadnění komunikace a pomoci k přehledné a nekomplikované správě dokumentů a vědomostí napříč firmou. Komunikační nástroje kanceláře budoucnosti umožňují například na dálku zjišťovat, zda je kolega právě u počítače, a s ohledem na to zvolit preferovaný způsob komunikace (e-mail, telefonát po internetu, chat). Inspirují se také v principech sociálních sítí typu Facebook a Twitter. Zaměstnanci mohou mít v intranetu osobní stránku či mikroblog a využívat tyto nástroje ke komunikaci a sdílení informací v rámci týmů i celé firmy. Jde tedy o další z komunikačních kanálů, ovšem provozovaný v rámci uceleného komunikačního řešení.

Dostupné, ale nevyužívané

Při budování vnitřní sítě organizace podle konceptu kanceláře budoucnosti je třeba upřednostnit pohled zaměstnance a jeho potřeby – namísto následného školení zaměstnanců, kde co mohou (se štěstím a dobrou pamětí) na síti najít. V kanceláři budoucnosti jsou informace díky jednoduchému rozhraní dostupné okamžitě a odkudkoli, třeba i přes mobilní zařízení. Samozřejmě s příslušným zabezpečením a přístupovými právy. Provázání všech zdrojů informací umožňuje jejich efektivní vyhledávání a sdílení. Obchodní procesy posiluje přímá podpora projektového řízení, business intelligence a možností reportingu.
Kancelář budoucnosti není sci-fi, kterou brzy nahradí jiná vize, ale přirozený vývoj, který může pomoci všem firmám a organizacím bojujícím s interní komunikací. IT prostředky i znalosti k vytvoření kanceláře budoucnosti jsou dostupné již dnes a mnoho firem je nějakým způsobem využívá. Často ovšem nikoli ve vzájemné souhře a s plným využitím jejich potenciálu.

Mohlo by vás zajímat

Finance
Hypotéky jsou více regulované a dražší, přesto zájem o ně roste
Co je třeba mít při silniční kontrole u sebe, abyste nedostali pokutu?
6 tipů, jak co nejlevněji vyměnit peníze v zahraničí na dovolené
Kde všude můžete v Česku prohlásit: „Zaplatím to bitcoinem“
ČNB reguluje výši hypoték. Kolik mohou banky půjčovat v zahraničí?
Auta
Pět lákavých ojetin, které vás ale nechají někde stát
Opel začal přijímat objednávky na Insignii Country Tourer a Exclusive. Český trh si ještě počká
BMW X5 M a X6 M přicházejí v absolutně černé edici Black Fire
Lada ukázala sériovou Vestu SW a Vestu Cross. Nová kombi vypadají opravdu dobře
Mapy.cz potkala největší změna za 10 let. Takhle teď vypadají
Technologie
Další grafiky s čipy Vega: Radeon Pro WX 9100 a možná první nález Vegy 11 s HBM2
Google News po letech v novém. Zpřehledňuje orientaci v obsahu členěním do karet
Microsoft uvolnil dávku oprav pro Windows, které se někteří smí vyhnout
Další kousek skládačky. Amazon spustil český Markeplace
Mapy.cz potkala největší změna za 10 let. Takhle teď vypadají
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít