Jak vybrat firemní účetní systém

7. 10. 2002

Autor: Euro.cz

Správně vedené účetnictví by nemělo být pouze na papíře Každá firma podnikající u nás musí ze zákona vést účetnictví. Samozřejmě papírové, ale bez správného ekonomického softwaru by si to jen málokterá účetní dokázala představit. Proto je tu Profit - aby vám poradil, jak ho správně vybrat, aby paní účetní měla radost.

Správně vedené účetnictví by nemělo být pouze na papíře

Každá firma podnikající u nás musí ze zákona vést účetnictví. Samozřejmě papírové, ale bez správného ekonomického softwaru by si to jen málokterá účetní dokázala představit. Proto je tu Profit - aby vám poradil, jak ho správně vybrat, aby paní účetní měla radost.

Účetní systémy se u nás vyvíjejí již delší dobu a jejich kvalita je dost odlišná. Jedno však mají všechny produkty společné, jsou domácí provenience. Účetní software lze samozřejmě koupit i v cizině a přizpůsobit ho našim podmínkám a zákonům, ale proč si přidělávat práci, když je u nás několik produktů, které stojí za to vyzkoušet - a hlavně vám ušetří práci i čas (a čas, jak je známo, jsou peníze). Zřejmě největším a nejznámějším řešením ze zahraničí jsou firemní informační systémy SAP R3 a mySAP německé společnosti SAP, jejichž cena je ale v řádu milionů, takže jsou pro naše úvahy zcela nevhodné.

Základní úvaha při výběru

Většina účetních softwarů je rozdělena na tzv. moduly, což znamená, že každý si může celý systém „poskládat“ podle toho, jaké agendy potřebuje. V praxi to tedy značí, že podnikatel, který nemá zaměstnance, si koupí systém bez podpory zpracování mezd a podvojného účetnictví. Naproti tomu společnost s ručením omezeným si koupí software bez modulu jednoduchého účetnictví, protože by byl zbytečný. Některé systémy jsou dodávány přímo na klíč, ale takové řešení bývá většinou drahé a pro drobné a střední podniky a živnostníky představují v naprosté většině případů naprosto zbytečné vyhazování peněz.

Pozor na produkty zadarmo

Existuje mnoho softwarů, které jsou dodávány „zadarmo“, ale povětšinou to znamená nějaká omezení, ať už časová, nebo co do počtu zpracovaných dokladů. Není nic horšího než účetní software, který vám ve velmi nevhodnou chvíli tvrdí, že další doklad už prostě nezpracuje, neboť mu to nedovoluje licence. Vysvětlujte tím zákazníkovi, že účetní doklad nedostane, protože software mu ho odmítá vydat.

Poraďte se s účetní o tom, jaký program potřebuje

Vybrat správný účetní systém není tak složité, jak by se na první pohled mohlo zdát. Jako ve většině případů, i zde se musí uplatnit nejdříve teorie. Je dobré si nejprve uvědomit, jaké agendy potřebujete. Pokud vám účetnictví zpracovává externí dodavatel, je volba vcelku jednoduchá, protože pak budete většinou potřebovat jen moduly skladu a fakturace. Pokud ale zaměstnáváte vlastní účetní, je dobré se jí dopodrobna vyptat, jak by si představovala ideální účetní program, a podle těchto doporučení se také řídit. Pamatujte, že právě ona bude muset každý den zápolit se softwarem, a pokud vyberete špatně, mohlo by to mít nepříznivý dopad také na kvalitu zpracování vašeho účetnictví.

Malý výlet do historie aneb Tenkrát ve Slušovicích

Když se ohlédneme zpět za vývojem komerčních ekonomických softwarů u nás, dojdeme až do doby hluboké totality, kdy JZD Slušovice kralovaly domácímu trhu s výpočetní technikou. Tehdy jeden z jejich zaměstnanců začal „podnikat“, prodával tehdy, tuším, nějaké rukodělné výrobky za pár korun, a pocítil potřebu evidovat si na svém tehdejším stroji Didaktik M (nebo možná Gama, to už dnes těžko kdo zjistí) příjmy a výdaje. Tehdy vznikl zřejmě první účetní software domácí výroby. Jednoduchý, ale funkční. A od chvíle, kdy bylo možné legálně podnikat, se vyrojila celá řada firem, které dodávaly účetní programy pro každého, v tehdejších dobách ještě pro operační systém MS-DOS.

MS Windows a zákony

Ekonomické systémy dnešních dní jsou poněkud odlišné od těch prvních. Především v použití operačního systému, hitem posledních let je MS Windows a jejich „velice stabilní“ architektura. Dalším znakem je již zmíněná modularita celého systému. V ý voj produktů se v podstatě zastavil, žádné revoluce již od výrobců zřejmě očekávat nelze. Jediné, co se ještě mění, jsou úpravy podle daňových zákonů tak, aby byl software v tomto ohledu vždy aktuální. Proto také většina výrobců dává k dispozici takovéto aktualizace v pravidelných intervalech, někdy zadarmo, jindy za poplatek.

Nejznámější tuzemské účetní systémy: Aktis - ABRA Gold

ABRA je jeden z nejstarších softwarů u nás. Pražská firma Aktis ho vyvíjí již řadu let a dlouholeté zkušenosti jsou na produktu zřejmé. Celý systém je dobře propracován, jeho ovládání je intuitivní. Myslím, že toto je jedna z důležitých věcí u ekonomických softwarů, protože s ním budou většinou pracovat účetní, kteří jsou zběhlí v účetnictví, ale některým z nich dělá ovládání výpočetní techniky potíže. ABRA má celou řadu modulů pokrývající široké spektrum firemních potřeb od základního modulu pro podvojné účetnictví, přes skladové hospodářství, personalistiku až po moduly plánování a řízení výroby. Jeho nasazení je vhodné jak v malých firmách o několika málo lidech, tak v podnicích se stovkou zaměstnanců. Podle údajů výrobce jej lze nasadit do prostředí nepřevyšujícího sto tisíc účetních zápisů ročně. Systém lze instalovat a provozovat v síťovém prostředí.

Cígler Software - Money S3

Cígler Software je dalším tradičním hráčem na trhu. Nabízí svůj produkt Money S3 v mnoha verzích pro uživatele, a to jak z řad podnikatelů, tak i velkých firem. My se zaměříme na verzi Professional, která umí jednoduché i podvojné účetnictví a stejně jako předešlý produkt obsahuje většinu modulů, jež firma potřebuje k životu, tj. od skladu až po řízení lidských zdrojů. Ovládání produktu je velice jednoduché a podobá se spíše internetovému prohlížeči nebo poštovnímu klientovi. Pracovat s ním tedy bude umět i průměrně zdatný uživatel, který je schopen si ho sám spustit. Unikátnost tohoto systému představuje použití mobilních zařízení, která lze používat i bez použití PC s nainstalovaným softwarem. Jedná se především o čtečky čárových kódů, které lze používat například k prodeji, jenž je prováděn z automobilu (např. prodej zmrzliny). Dále ho může použít např. skladník, jenž prochází skladem a načítá si do zařízení jednotlivé zboží, které se následně automaticky přenese do faktury a dodacího listu pro konkrétního zákazníka. Stejně jako předchozí program, lze i Money S3 instalovat v síťovém prostředí.

PCS Software - Aconto MSP

I tato řada produktů se začala vyvíjet již v raných devadesátých letech minulého století a nabízí několik verzí, ze kterých nás bude nejvíc zajímat tzv. MSP, neboli verze pro malé a střední podnikání. Je zde však jeden malý zádrhel - bude k mání až koncem roku 2002, premiéru má na letošním Invexu. Podle dostupných informací se jedná o jednoduchý systém podporující jednoduché i podvojné účetnictví, skladové hospodářství, personalistiku a pokladnu. Jedná se tedy o menší verzi vlajkové lodi firmy, tedy systému Aconto Corporate, který je naopak plnohodnotným firemním IS.

Stormware - Pohoda 2002

Ekonomický systém Pohoda 2002 je již několikátou verzí jihlavské firmy. I Stormware nabízí několik verzí, nás bude zajímat Komplet. Součástí systému je jednoduché i podvojné účetnictví, objednávky, sklady i evidence majetku, kniha jízd a také personalistika. Řešení Pohody je trochu odlišné od ostatních. Stormware nejde cestou systému, který vám nahrazuje všechno, včetně diáře. Zamě
řil se především na účetnictví, tedy věc, kterou má systém dělat primárně a oprostil se od zbytečného balastu. Ovládání systému je jednoduché a zvládne jej každý, kdo umí zacházet s textovým editorem. Podobně jako je tomu u Money S3, lze i k Pohodě připojit mobilní zařízení pracující se skladovým a fakturačním modulem, který automaticky vkládá načtené položky do faktury a dodacího listu. Také Pohodu lze instalovat síťově.

Pozor: Systémy nejsou kompatibilní

Jednotlivé výše popsané produkty jsou velice propracované a navzájem si velmi podobné. Všechny plně splňují požadavky na funkční ekonomický systém pro firmu a jejich výběr je čistě na vaší paní účetní, potažmo tedy na vás. Systémy nejsou levné, a pokud vám nový program nebude vyhovovat, je velmi těžké přejít na jiný, protože jednotlivé produkty samozřejmě nejsou datově kompatibilní, tj. nelze mezi nimi data přenášet. Proto přeji jistou ruku při výběru.

Vybrané firemní systémy

Produkt Výrobce Cena WWW

Abra Gold Aktis, a. s. 35000 www.aktis.cz

Money S3 Professional Cígler Software, a. s. 17700 www.ciglersw.cz

Aconto MSP PCS-Software, s. r. o. 1600 www.aconto.cz