GFI Software: Obchodní obsah v e-mailech ohrožuje malé a střední firmy

20. září 2011, 13:45 - Profit, TZ
20. září 2011, 13:45

Společnost GFI Software, poskytovatel infrastruktury pro malé a středně velké podniky (SMB), oznámila, že vzrůstají rizika vyplývající z koncentrace obchodního obsahu do e-mailových schránek.

Foto: Miloslav Hamřík

S tím, jak si většina podnikových uživatelů přestává ukládat dokumenty a další přílohy e-mailů do svých pracovních složek, stávají se poštovní schránky jediným konzistentním zdrojem podnikových informací. Tento trend ohrožuje zejména SMB podniky, které většinou nevyužívají řešení archivace elektronické pošty, jenž zabraňuje ztrátám starších e-mailů. 

Ztráta či neúmyslné smazání často kritických informací může narušit kontinuitu obchodních procesů a v krajním případě paralyzovat podnik či způsobit i finanční ztráty - například díky neschopnosti prokázat dohodu o termínu dodání zakázky. Podle průzkumu, který společnost GFI Software letos provedla mezi svými SMB zákazníky, více než 60 % nevyužívá žádné řešení pro archivaci elektronické pošty. 37 % zákazníků přitom přiznalo, že jejich pracovníci jsou nejméně jednou za měsíc nuceni hledat informace obsažené ve starých či smazaných e-mailech.  

Nejrizikovějším faktorem je chování běžných uživatelů – tradičním prohřeškem je opakované zasílání dokumentů na všechny kolegy v rámci schvalovacího workflow, popřípadě posílání objemných prezentací či zábavných obrázků a videí firemní poštou, čímž dochází k zahlcování poštovních schránek,“ řekl Martin Říha, ředitel pro strategii v GFI Česká republika a Slovensko. „V případě překročení kvóty přidělené jejich poštovní schránce potom začnou nesystematicky mazat svou poštu, obvykle od nejobjemnějších mailů, bez ohledu na jejich důležitost.

Poměrně rozšířenou metodou je také ukládání starých mailů v archivních souborech Outlook, které jsou umístěny na uživatelských počítačích. Avšak při ztrátě či havárii (dnes většinou přenosného) počítače jsou nenávratně ztraceny také e-maily takovéhoto uživatele.

Jako nejlepší řešení se ukazuje ukládání pošty do archivu na odděleném serveru již v okamžiku doručení pošty na poštovní server,“ dodává Martin Říha „Vedle existence nezávislého archivu kompletní podnikové pošty s možností jednoduchého uživatelského prohledávání či obnovy potřebných e-mailů, poskytuje centralizovaný archiv ještě jednu významnou výhodu. E-maily jsou zde ukládány ve stavu, v jakém přišly do firmy nebo jak z ní odcházejí, bez ohledu na jakékoliv pozdější změny či úpravy ze strany uživatelů. A to je užitečné z pohledu nejrůznějších compliance nařízení.

Výhody takovéhoto řešení jsou zřejmé i z technického pohledu:

  • Významné snížení zatížení poštovního serveru
  • Potřeba podstatně méně výkonného hardwaru, neboť uživatelé do centrálního archivu přistupují řádově méně často než do běžné pošty
  • V případě výpadku poštovního serveru existuje kompletní nezávislá kopie podnikové e-mailové komunikace až do okamžiku výpadku

Hodnocení

Zaujala Vás tato zpráva?
Ohodnoťte ji

Loading

Děkujeme za Vaše hodnocení

Komentáře

Mohlo by vás zajímat

Finance
Jak se vám zvýší splátka hypotéky při refinancování?
8 mýtů, kterým při placení sociálního pojištění nevěřte
Týkají se vás nedoplatky na daních? Pozor, exekutoři už je začali vymáhat
Budete platit daň z příjmu z prodeje nemovitosti?
Do čeho investovat, abychom ušetřili
Auta
Video: To nejlepší z Goodwood Revival 2017
Také Toyota Auris (ne)míří do terénu. Verze Freestyle přidává plasty, ale nic dalšího
Už i Hyundai přechází na uhlíková vlákna, prozrazuje nový patent
Mazda představila svou Škodu Kodiaq. Sedmimístná CX-8 ale do Evropy nemíří
Hyundai i30 N se už vyrábí. Do konce roku vznikne pouze 1450 exemplářů
Technologie
Některé počítače HP se po servisní aktualizaci Windows 10 spouští 10 minut
Tohle by mohla být revoluce. Pi Charger slibuje první opravdu pohodlné bezdrátové nabíjení
Ovladač od Nvidie způsobuje problémy. Zejména s Nočním osvětlením [Windows Insider]
Naděje v kauze drahých pamětí. Výrobci DRAM konečně investují do zvýšení kapacit
„Nejnebezpečnější“ celebritou je Avril Lavigne, tvrdí experti z McAfee
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít