GFI Software: Obchodní obsah v e-mailech ohrožuje malé a střední firmy

20. září 2011, 13:45 - Profit, TZ
20. září 2011, 13:45

Společnost GFI Software, poskytovatel infrastruktury pro malé a středně velké podniky (SMB), oznámila, že vzrůstají rizika vyplývající z koncentrace obchodního obsahu do e-mailových schránek.

Foto: Miloslav Hamřík

S tím, jak si většina podnikových uživatelů přestává ukládat dokumenty a další přílohy e-mailů do svých pracovních složek, stávají se poštovní schránky jediným konzistentním zdrojem podnikových informací. Tento trend ohrožuje zejména SMB podniky, které většinou nevyužívají řešení archivace elektronické pošty, jenž zabraňuje ztrátám starších e-mailů. 

Ztráta či neúmyslné smazání často kritických informací může narušit kontinuitu obchodních procesů a v krajním případě paralyzovat podnik či způsobit i finanční ztráty - například díky neschopnosti prokázat dohodu o termínu dodání zakázky. Podle průzkumu, který společnost GFI Software letos provedla mezi svými SMB zákazníky, více než 60 % nevyužívá žádné řešení pro archivaci elektronické pošty. 37 % zákazníků přitom přiznalo, že jejich pracovníci jsou nejméně jednou za měsíc nuceni hledat informace obsažené ve starých či smazaných e-mailech.  

Nejrizikovějším faktorem je chování běžných uživatelů – tradičním prohřeškem je opakované zasílání dokumentů na všechny kolegy v rámci schvalovacího workflow, popřípadě posílání objemných prezentací či zábavných obrázků a videí firemní poštou, čímž dochází k zahlcování poštovních schránek,“ řekl Martin Říha, ředitel pro strategii v GFI Česká republika a Slovensko. „V případě překročení kvóty přidělené jejich poštovní schránce potom začnou nesystematicky mazat svou poštu, obvykle od nejobjemnějších mailů, bez ohledu na jejich důležitost.

Poměrně rozšířenou metodou je také ukládání starých mailů v archivních souborech Outlook, které jsou umístěny na uživatelských počítačích. Avšak při ztrátě či havárii (dnes většinou přenosného) počítače jsou nenávratně ztraceny také e-maily takovéhoto uživatele.

Jako nejlepší řešení se ukazuje ukládání pošty do archivu na odděleném serveru již v okamžiku doručení pošty na poštovní server,“ dodává Martin Říha „Vedle existence nezávislého archivu kompletní podnikové pošty s možností jednoduchého uživatelského prohledávání či obnovy potřebných e-mailů, poskytuje centralizovaný archiv ještě jednu významnou výhodu. E-maily jsou zde ukládány ve stavu, v jakém přišly do firmy nebo jak z ní odcházejí, bez ohledu na jakékoliv pozdější změny či úpravy ze strany uživatelů. A to je užitečné z pohledu nejrůznějších compliance nařízení.

Výhody takovéhoto řešení jsou zřejmé i z technického pohledu:

  • Významné snížení zatížení poštovního serveru
  • Potřeba podstatně méně výkonného hardwaru, neboť uživatelé do centrálního archivu přistupují řádově méně často než do běžné pošty
  • V případě výpadku poštovního serveru existuje kompletní nezávislá kopie podnikové e-mailové komunikace až do okamžiku výpadku

Mohlo by vás zajímat

Finance
Šéf mi čte e-maily. Je to v pořádku?
Dá se pracovat s invalidním důchodem? Jde to, ale...
Zaměstnávání a brigády mladistvých a jejich pracovní podmínky podle zákoníku práce
Silná Evropa je podle Merkelové pro USA výhodná
500 korun navíc pro rodinu s dětmi od července 2017?
Auta
Retro na neděli: Ford T může za to, že jezdíme na benzín,…
Policie konečně dovolila hasičům zveřejnit fotky z nehody zapůjčeného BMW i8
Test ojetiny: Volkswagen Golf VII je skvělý, ale dieselu bychom se vyhnuli
Kvíz na pátek: Poznáte, kterým autům patří tyto interiéry?
Audi S5 Cabriolet se přiblížilo k RS 5. Může za to Hans-Jürgen Abt
Technologie
Bugatti Chiron čeká na lepší pneumatiky. Pak zkusí překonat 450 km/h
Změny v pamětech cache a propojení jader. Jak se u Skylake-X zlepšil výkon na 1 MHz?
Aprílová GeForce GTX do USB skutečně existuje. Nvidia omezenou sérii rozdá
Google po letech ustoupil. Nebude číst vaše e-maily kvůli reklamě
Nvidia GeForce GT 1030 – jak se hraje na grafice za 2000 Kč (uživatelská recenze)
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít