Elektronická pošta ve službách místní samosprávy

12. července 2004, 00:00 - Roman Dušek
12. července 2004, 00:00

MOŽNOST PŘÍMÉ KOMUNIKACE S OBČANYNení pochyb, že pro místní samosprávu má být primárním cílem zlepšovat kvalitu života obyvatel.

MOŽNOST PŘÍMÉ KOMUNIKACE S OBČANY Není pochyb, že pro místní samosprávu má být primárním cílem zlepšovat kvalitu života obyvatel. Ve prospěch občanů je na mnoha úrovních vynakládáno velké množství úsilí a práce a vzniká celá plejáda dílčích aktivit a projektů, které mohou být v mnoha směrech užitečné. Jak ale tuto užitečnou činnost „prodat“, tedy efektivně o jejích výsledcích občany informovat a umožnit jim, aby ji v co nejširší míře využili?

KOMUNIKACE S OBČANY Bez aktivního přístupu k propagaci by se o aktivitách města či obce vedle jejich organizátorů dozvěděla jen hrstka čtenářů městských vývěsek. To bezesporu nestačí. Ve většině obcí proto funguje nějaké místní periodikum - zpravodaj. Aby plnil svou funkci, měl by být efektivně a plošně distribuován, nejlépe zdarma. Současně by neměl být pře- plněný reklamními texty a inzeráty, mezi kterými lze užitečná sdělení lehce přehlédnout. Takových zpravodajů je poskrovnu a s kvalitou rostou i náklady na jejich pořízení a distribuci. Jakkoli jde jistě o krok správným směrem, má distribuce informací tímto způsobem mnoho nevýhod -jsou pouze obecné, neosobní, snadno přehlédnutelné a distribuované s nezanedbatelným časovým zpožděním. Z osobní zkušenosti vím, že se některé městské úřady snaží také o přímou komunikaci s občany, kteří jsou aktivní ve věcech veřejných. Jako způsob komunikace, například pro ; pozvání na veřejné diskuze či zvláštní události organizované městským úřadem, volí formu osobního dopisu. Jde o jistě chvályhodný počin směrovaný k občanům, respektive skupině vybraných, který odstraňuje nedostatky komunikace formou zpravodaje - informace se dostane přímo k adresátovi, lze ji distribuovat pouze těm, pro něž je z nějakého důvodu zajímavá nebo užitečná a časové zpoždění je přijatelnější. Představa, že by tímto způsobem obec informovala osobně každého občana, však zřejmě není reálná - tento způsob komunikace tedy lehce narazí na hranice finanční efektivity a únosnosti. ELEKTRONICKÁ POŠTA Proč ale k informování občanů nevyužít moderní, úspornou a efektivní formu komunikace, elektronickou poštu? Při podrobnějším zamyšlení zjistíme, že spojuje výhody obou výše uvedených přístupů a současně přináší mnoho dalších možností. Pokud se počet adresátů pohybuje v řádu tisíců, je cena za odeslání informační zprávy skoro nulová. Informace je doručena téměř okamžitě, je tedy maximálně aktuální. Moderní systémy navíc umožňují odeslání načasovat - občany je tedy možné automaticky informovat o akci v nejlepší vhodné době, například několik dní před jejím pořádáním. Sdělení může být propojeno s internetovou prezentací obce, zájemce tedy může podrobnosti a souvislosti prostudovat do libovolné hloubky. Žádná jiná forma komunikace poskytnutí takového rozsahu informací neumožňuje. Zde si navíc adresát může sám zvolit, zda má 0 podrobnosti zájem, tak aby ho záplava informací nezatěžovala. Informace může být segmentována. Pokud máme o adresátech další informace, například oblasti zájmu, obor podnikání nebo zaměstnání, účast v občanských sdruženích a podobně, můžeme jednotlivé informace směřovat pouze k těm adresátům, pro které mají význam. Informace lze personalizovat. Kromě základních prvků personalizace, jako je například oslovení adresáta jménem v úvodu dopisu, lze využít 1 poměrně sofistikovaných metod -například: _ Pokud obec bude zasílat elektronický občasník, může být zpráva, která přímo odpovídá zájmům některých adresátů, automaticky přemístěna v přehledu zpráv těmto adresátům na první místo nebo graficky zvýrazněna. Při oznámení určité akce (konané například za měsíc) lze umožnit adresátovi, aby si sám jednoduše (kliknutím na uvedený odkaz) „objednal“ připomenutí akce před jejím koná ním. Systém mu pak v čase který si zvolil, automaticky zašle další e-mail s anotací akce, případně dalšími podrobnostmi - třeba upřesněným programem. _ Nabídne-Ii obec tímto způsobem občanovi možnost přihlásit se k účasti na nějaké akci, registrovat se do programu, vyjádřit se k připravované vyhlášce nebo přispět do diskuze, může si kliknutím na patřičný odkaz v e-mailu otevřít formulář, který má již předvyplněné osobní nebo jiné informace. Adresátovi tak ušetří práci s jejich neustálým vypisováním. Obec naopak při jejich změně získá aktualizované informace o občanovi, které může dále využít. Pro úspěšnou personalizaci jsou samozřejmě klíčové vstupní informace. Získat je lze dvojím způsobem: přímo od občana (například prostřednictvím webového formuláře při nějaké formě registrace, pomocí které žádá o zasílání zpráv formou e-mailu) nebo analýzou jeho chování během procházení webových stránek obce, reakcí na předchozí korespondenci apod. Analýza chování je technologicky náročná, na druhou stranu ale může zajistit přísun velmi užitečných informací o tom, které obecní aktivity občany zajímají, které informace nejčastěji hledají nebo který segment občanů na danou aktivitu nejvíce reaguje. ZAVEDENÍ SYSTÉMU K distribuci informací občanům formou e-mailu může místní samospráva přistoupit různými způsoby. Pro otestování zájmu obyvatel o tento způsob komunikace jistě postačí nejjednodušší manuální forma zasílání informací, která je srovnatelná s uvedeným zasíláním osobních dopisů, pouze za použití jiného komunikačního kanálu. Jakmile však počet adresátů takovýchto sdělení dosáhne tisíců, přestane být manuální zpracovávání únosné. V takovém případě je vhodné při- ! stoupit k automatizovanému řešení, . které celý proces přípravy a distribuce i informací zefektivní a současně i umožní využití výše uvedených možností personalizace a správy dat. i Před pořízením automatizovaného i systému je nezbytné definovat, : k jakým účelům bude systém sloužit, jaké údaje o adresátech bude obsahovat nebo analyticky získávat, zda j budou tato data využívána pouze pro zefektivňování distribuce informací i nebo i pro jiné účely, například sběr statistických dat, analýzy a průzkumy, které budou dále sloužit jako podklad pro rozhodování, nebo dokonce zda bude systém propojen se stávajícími databázemi obce, například s evidencí občanů či podnikatelů. Dále je vhodné stanovit strategii potenciálního rozvoje takového systému. Pokud se osvědčí e-mailová komunikace pro rozesílání měsíčního souhrnu informací z radnice všem občanům, kteří o to projeví zájem, může se časem rozšířit na zasílání pozvánek na akce pořádané obcí s prvními prvky segmentace a postupně může přerůst do nástroje, který umožňuje i tak personalizovaná sdělení, jako jsou například výzvy k úhradě různých obecních poplatků. Pokud bude takovýto výhled předem definován a při návrhu první verze systému k němu bude přihlédnuto, můžeme například již při rozesílání informačního měsíčníku sbírat údaje o reakcích adresátů a tyto informace začít postupně využívat. Průběžný vývoj systému tak bude plynulý a v souladu s potřebami obce a vývojem technologií. Opačný postup, vytvoření systému řešícího pouze jednu konkrétní aktivitu, může vyústit do dvou nevhod- ných situací. Buď postupně dojde k vytvoření několika vzájemně nekompatibilních řešení evidujících podobná data v duplicitních databázích a směrem k občanovi budou komunikovat nejednotně, nebo bude nutné při každém novém „nápadu“ na rozšíření služby celý systém přepracovat (což přinese nemalé náklady) a začít sbírat nová data (což nasazení nového systému oddálí nebo učiní neefektivním). Návrh automatizovaného systému by měl být také propojen s internetovou prezentací obce, aby bylo možné sledovat a analyzovat reakce adresátů na zasílaná sdělení. Personalizovaný přístup k předkládání informací je samozřejmě možné aplikovat nejen na informační e-mailovou komunikaci směrem k občanům, ale i na internetovou prezentaci obce. Proč například na stránce „zprávy z radnice“ neseřadit informace podle důležitosti jinak pro podnikatele a jinak pro důchodce, aby každý našel tu svou aktualitu co nejdříve? PRÁVNÍ ASPEKTY ELEKTRONICKÉ POŠTY**

Při návrhu systému elektronické distribuce informací občanům je nutné vzít v úvahu i souvislost s právními předpisy. Jde zejména o problematiku nevyžádané elektronické pošty, takzvaného spamu.

Nejnověji problém nevyžádané elektronické pošty upravuje vládní návrh zákona O některých službách informační společnosti. Ten se však omezuje pouze na úpravu obchodních sdělení, která jsou zde definována jako „sdělení určená k podpoře zboží, služeb nebo image podniku“. Zákon tedy neupravuje nevyžádanou elektronickou poštu, která nemá obchodní charakter.

„Obecní“ nebo „městskou“ elektronickou poštu bude třeba posuzovat v kontextu zákona č. 40/1995 Sb., O regulaci reklamy, ve znění pozdějších předpisů (zejména zákona 138/2002 Sb.). V § 2 je v odst. 1 písm. e) uvedeno, že „se zakazuje šíření nevyžádané reklamy, pokud vede k výdajům adresáta nebo pokud adresáta obtěžuje“.

V této souvislosti se proto nedoporučuje zahájit rozesílání informací adresátům získaných z různých dostupných zdrojů, ale naopak obezřetný přístup - získání explicitního souhlasu s elektronickým zasíláním informací, ať už formou registrace na internetových stránkách obce, výzvou v tištěném periodiku nebo při jiné vhodné příležitosti, například při poštovní korespondenci s občany. Všechny tyto formy registrace je možné spojit se získáním dalších vhodných vstupních informací, které pak mohou sloužit k dalšímu zkvalitňování elektronické komunikace s občany.

Mohlo by vás zajímat

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

  • Daniel Stein Kubín: Slova jsou jen slova, surf a poušť…

Hry pro příležitostné hráče