Dorozumíte se s vaší radnicí?

12. prosince 2005, 00:00 - KAREL JANKŮ
12. prosince 2005, 00:00

KOMUNIKACE SAMOSPRÁVY Zjednodušit komunikaci s občany a podnikateli! To je hlavní priorita většiny radnic. Je však samospráva na výměnu omšelých nástěnek za e-mail připravena? Jedna ze základních manažerských pouček říká: "vše lze vyřešit správnou komunikací".

KOMUNIKACE SAMOSPRÁVY Zjednodušit komunikaci s občany a podnikateli! To je hlavní priorita většiny radnic. Je však samospráva na výměnu omšelých nástěnek za e-mail připravena? Jedna ze základních manažerských pouček říká: „vše lze vyřešit správnou komunikací“. K tomuto zjištění už došla i samospráva a nyní za svoji hlavní prioritu považuje zefektivnění poskytování informací. Radnice tak vstupují na mediální bitevní pole, kde s komerční sférou soupeří o pozornost řadového občana. Klasické úřednické sdělovací formy, jako například vývěska na obecním úřadě, jsou již překonané. Občané sice informace od obce potřebují, avšak očekávají, že je obdrží pohodlným způsobem. V dnešní době se tak do kurzu dostává e-mail a mobilní telefony. Je však samospráva na přímou komunikaci s občany připravena? Na tuto otázku se pokusil najít odpověď průzkum společnosti Qbizm technologies a sdružení technologických podnikatelů Tuesday Business Network. Profit se ujal role mediálního partnera projektu. BEZ INTERNETU ANI RÁNU Průzkum ukázal, že nejběžnějším informačním médiem měst a obcí jsou internetové stránky. Vlastní web má 92 procent oslovených radnic. Většina z nich se přitom může pochlubit i svojí doménou. Celkem sedm procent respondentů provozovalo stránky pod doménou jiného subjektu, například IT firmy, která stránky zhotovila. Ovšem webová adresa ve tvaru www.firma.cz/nazevobce nepůsobí příliš důvěryhodně. Samospráva je zde spojována s firmou a občan může nabýt dojmu, že daná společnost radnici ovládá. Internetové stránky prakticky všechna města a obce aktualizují alespoň jednou měsíčně, téměř pětina z nich pak dokonce denně. Ovšem jen polovina radnic zvládne vkládání údajů bez pomoci externí firmy či specializovaného pracovníka. Drtivá většina z nich přitom na tomto stavu nehodlá nic měnit. O pořízení publikačního systému pro jednoduché vkládání nových příspěvků uvažují pouze dvě procenta samospráv. Druhým nejčastěji používaným komunikačním kanálem je elektronická podatelna, jejíž zavedení je dáno zákonem. Relativně populární stále zůstává obecní rozhlas (58 procent obcí). Ovšem kvůli vysokým nákladům na údržbu je spíše na ústupu. O jeho zavedení uvažuje pouze šest procent měst a obcí. Překvapením je výrazný příklon k informačním SMS zprávám. Zavedení tohoto způsobu komunikace s občany v budoucnu plánuje 15 procent oslovených měst a obcí. Naděje jsou rovněž vkládány do šíření e-mailových zpravodajů. NEZNÁM ADRESU, NENAPÍŠU!

Samostatnou kapitolou je e-mailová korespondence s občany. Zde je základem úspěchu již správná volba adresy. Oficiální kontakt by měl být lehce zapamatovatelný a nebo ještě lépe snadno odvoditelný. Zatímco většina firem již k tomuto zjištění došla, v případě samosprávy tomu tak není. Mezi radnicemi navíc neexistují pravidla pro tvorbu adres hlavních organizačních složek tak, jak je známe z komerční sféry. Můžeme se tak setkat s „podatelnou“, „epodatelnou“, „e-podatelnou“, „elpodatelnou“, či prozaicky s „postou“. Velmi pestré jsou i variace na obecní či městský úřad.

Z průzkumu vyplývá, že nejoblíbenější podoba e-mailů obsahuje název obce či města. Nepraktické je však opakování informací, například starosta.lhota@lhota.cz.

Nevhodné je také nahrazování klíčových adres jmény konkrétních osob, neboť to nepodporuje zastupitelnost pracovníků. Problém rovněž nastane, pokud zaměstnanec radnici opustí. Z hlavního kontaktního údaje se rázem stane mrtvá schránka. Praxe ukazuje, že velmi nešťastné je i rozlišování pohlaví v obecné adrese, například starostka@lhota.cz.

Jaké z toho plyne ponaučení? Adresa by měla být jednoduchá a korespondovat s názvem dané organizační složky, tedy podatelna, sekretariát, starosta. Každý zaměstnanec by samozřejmě měl mít i svůj vlastní e-mail. V obecné rovině je však vhodnější jej nepreferovat. Klient chce třeba primárně komunikovat s podatelnou, a jestli píše Lidušce nebo Marušce, ho nemusí zajímat.

Jak jsme již uvedli, většina radnic má svoji doménu. Téměř pětina z nich ji však nepoužívá pro e-mailové adresy. Stále se tak můžeme setkat s nejrůznějšími freemaily, jako je například Seznam.cz či Centrum.cz. Některé obce a města tedy nadále mechanicky opakují zastaralý formát kontaktu, který pochází z dob, kdy radnice web a potažmo vlastní doménu neměla.

Zarážející je, že zhruba 11 procent radnic v průzkumu odpovídalo z e-mailové adresy, která vlastní doménu obsahovala. Jako kontakt však uváděly některý z freemailů. Je tak pravděpodobné, že řada zaměstnanců samosprávy vůbec netuší, jaké adresy úřad vlastně má.

KOMUNIKAČNÍ KANÁLY RADNIC (Podíl radnic v %, které dané médium používají)

médium používá  plánuje 
 web92 
 e-podatelna68 20 
 rozhlas 58 
 e-mail 21 13 
 TV20 
 SMS14 15 

Pramen: Qbizm technologies

Mohlo by vás zajímat

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

  • Daniel Stein Kubín: Slova jsou jen slova, surf a poušť…

Hry pro příležitostné hráče