Chyby přinášejí ostudu a odrazují klienty

24. července 2006, 00:00 - PAVEL HRUBEC, PETR KUČERA
24. července 2006, 00:00

FIREMNÍ TEXTY - DEJTE O SOBĚ VĚDĚT Chyby ve firemním časopise, letáku nebo ve výloze obchodu vám neudělají jen ostudu. Klienti nebo obchodní partneři mohou nabýt dojmu, že podobně „pečlivé“ budou i samotné vaše produkty. Připravili jsme přehled nejčastějších nedostatků.

FIREMNÍ TEXTY - DEJTE O SOBĚ VĚDĚT | Nápisy přístupné veřejnosti je nutné pravidelně kontrolovat.| Chyby ve firemním časopise, letáku nebo ve výloze obchodu vám neudělají jen ostudu. Klienti nebo obchodní partneři mohou nabýt dojmu, že podobně „pečlivé“ budou i samotné vaše produkty. Připravili jsme přehled nejčastějších nedostatků.

Když občas dojde k překlepu nebo ojedinělému omylu, nic se neděje - pokud zrovna nejde o chybu na vývěsním štítu nebo na titulní straně katalogu. Opakované nedostatky ale na firmu prozrazují více, než by chtěla. Zvláště když se vyskytují i v obchodní korespondenci nebo v informacích pro média.

Hlavním cílem časopisů pro klienty nebo informací na výloze obchodu je zaujmout. Některé chyby jsou pouze úsměvné, některé ale komplikují nebo znemožňují samotné pochopení sdělované informace.

V DLOUHÝCH SOUVĚTÍCH SE ČTENÁŘ ZTRÁCÍ

Jednou z nejčastějších chyb je psaní příliš dlouhých souvětí. Přitom opravdu nutná jsou jen výjimečně - vždyť téměř vždy lze sdělení rozdělit do více kratších vět. Každému se lépe čte text, kde je hned jasný jeho začátek a konec.

Věta by měla být pro čtenáře napoprvé srozumitelná. Pokud budete své zákazníky nutit „luštit“ komplikovaná sdělení, s velkou pravděpodobností ho to přestane bavit a přečte si něco jednoduššího. Omezte používání vazeb jako „s tím, že“, „z toho důvodu, že“, „s cílem, aby“ a podobně. Téměř vždy lze právě takto složená souvětí rozdělit do dvou samostatných vět.

Autoři textů by měli mít na paměti, že zatímco oni už popisovanému tématu rozumějí, čtenář o něm možná čte poprvé. Zatímco autor strávil stavbou komplikované věty několik minut (a díky tomu se v ní už vyzná), čtenář nemá tolik času a chce mít jasno hned.

Jakkoliv pokouší autor dát najevo svou odbornost, čtenáře tím spíše odradí. Určitá míra zjednodušení a „popularizace“ je tedy nutná. Příklady zbytečně složitých formulací: „Neplatná bude i taková smlouva, která by byla říkala, že smlouva upravuje také otázku změny jména.“

„Ředitel naší firmy se v minulém týdnu setkal s šéfem Hospodářské komory a hovořili spolu o současném podnikatelském prostředí v České republice s cílem připravit seznam bodů, jejichž zlepšení je nutné požadovat po české vládě, s tím že projekt chtějí dokončit do dvou měsíců.“ Jak je lze změnit na jednodušší?

„Neplatná je i smlouva upravující změnu jména.“

„Ředitel naší firmy se v minulém týdnu setkal s šéfem Hospodářské komory. Hovořili spolu o současném podnikatelském prostředí v České republice. Cílem je připravit seznam bodů, jejichž zlepšení je nutné požadovat po české vládě. Projekt chtějí dokončit do dvou měsíců.“

TRPNÉ RODY PŮSOBÍ NEOSOBNĚ

Atraktivitě a čtivosti textu pomůže dynamický spád a živé formulace. Naopak úřednický neosobní styl čtenáře odrazuje, u starších navíc evokuje byrokratickou nepružnost komunistického systému a státních podniků.

Špatný příklad: S ohledem na příchod jara ve velké míře vznikají u občanů potřeby nového oblečení. Za tím účelem bylo rozhodnuto o otevření našich prodejen po celý týden. K dispozici je připraven široký výběr oblečení.

Dobrý příklad: Přichází jaro! Potřebujete nové oblečení? Rozhodli jsme se otevřít naši síť prodejen po celý týden. Máme pro vás široký výběr.

Trpné rody zároveň působí nekonkrétně. Chcete-li být věcní a přesní, jsou spíše na obtíž. Jejich používání vyznívá alibisticky. Není divu, že je firmy často využívají v situacích, kdy nechtějí přiznat vlastní odpovědnost. V takových případech je však - z hlediska firemní komunikace - oprávněné a mnohdy i žádoucí.

Kdy je nevhodné použít trpný rod: „Našimi odborníky bylo připraveno unikátní řešení, schopno vyhovět vašim přáním.“ = „Naši odborníci připravili unikátní řešení.“

„Vychází se vstříc potřebám zaměstnanců.“ = „Náš personální ředitel vyšel vstříc potřebám zaměstnanců.“

Kdy může být vhodné použít neosobní trpný rod:

„Náš ředitel rozhodl o propuštění 1000 zaměstnanců.“ = „Bylo rozhodnuto o propuštění 1000 zaměstnanců.“

„Naši pracovníci způsobili nehodu.“ = „Došlo k nehodě.“

VĚCNOST INFORMACÍ A ÚMĚRNÁ DÉLKA

Rozšířený je omyl, že délka článku musí být vždy úměrná důležitosti sdělované informace. Tak tomu sice skutečně většinou bývá, ale není to nutným pravidlem. Důležitější je, aby každý článek obsahoval jen věcné informace a žádné zbytečné nezajímavé „vycpávky“.

Pokud má autor skutečně co říci, nevadí ani pětistránkový text. Čtenář si ho nejspíš přečte „jedním dechem“. A naopak: Jestliže k celé záležitosti nelze říci více než pár vět, je zbytečné protahovat článek na celou stranu. Chcete-li zvýraznit důležitost krátkého článku, učiňte tak jeho zařazením na jednu z předních stran časopisu.

Jestliže nejde o skutečně výjimečné dílo, ale „obyčejný“ firemní časopis, lidé nechtějí číst článek, který na první pohled působí jako obrovská masa textu. Snažte se proto členit texty pomocí mezititulků, kratších odstavců, fotografií, grafů či tabulek. Nalákání čtenáře samozřejmě pomůže vhodně zvolený titulek (žádná nudně nazvaná „kapitola“ jako z učebnice nebo klišé typu „Dobrou prací k lepším zítřkům“). Vhodný je také atraktivní začátek - první odstavec ovlivní, zda si člověk přečte i zbytek textu. Často se používá takzvaný perex, tedy zvýrazněná upoutávka na obsah článku.

ZBYTEČNÉ FORMALITY VADÍ ČTIVOSTI

Jak už jsme uvedli, text by měl být jednoduše čtivý a srozumitelný. Čtenář nechce hledat mezi deseti slovy jen tři, která jsou podstatná. Nemá čas ani chuť číst všechny zbytečnosti, které zdržují a komplikují samotné sdělení.

Častým nešvarem ve firemních tiskovinách je lpění na právní formě společnosti. Řadovému čtenáři z řad vašich zákazníků je přitom jedno, jestli jste společnost s ručením omezeným, nebo akciová společnost. Vyskytne-li se takové slovní spojení desetkrát v jednom článku, je to přinejmenším zbytečné. Takové informace mají smysl pouze tehdy, pokud podstatně souvisejí s obsahem článku (například „Naše firma se změní ze společnosti s ručením omezeným na akciovou společnost“).

Větší plynulosti a dynamice textu pomůže také vhodné používání zkratek. Pokud píšete o Oddělení výzkumu a vývoje nových produktů, použijte celý název pouze na začátku článku. V dalších větách už lze pracovat jen se zkratkou, jinak by docházelo k neúměrnému prodlužování a zatěžování textu. Tu čtenářům vysvětlíte hned za prvním celým názvem v závorce.

Příklad: Oddělení výzkumu a vývoje nových produktů (OVVNP) dosáhlo v uplynulém měsíci velkého úspěchu. Našim pracovníkům se podařilo vyvinout řešení, které výrazně zvýší kvalitu služeb. Jakmile OVVNP dokončí testování, použijeme novou technologii v praxi.

Také u telefonů a internetových adres musí být vaším cílem jejich snadné „rozluštění“ čtenáři. Je proto zbytečné uvádět mezinárodní předvolbu 0042, je-li vaše informace určena pouze tuzemským čtenářům. Zjednodušeně řečeno: Pohled na dlouhé, celkem třináctimístné číslo by je mohl podvědomě odradit. Podobně zbytečné bývá většinou psaní http: před internetovou adresou. Jednodušší a zapamatovatelnější pro čtenáře je začít rovnou známým www. FOTKY A GRAFY ROZZÁŘÍ STRÁNKU Sami nejspíš potvrdíte, že při prohlížení jakékoliv stránky se nejdříve automaticky podíváte na grafický prvek, tedy třeba na fotografii. Právě ta je dalším účinným nástrojem na čtenáře, který se zatím ještě rozhoduje, zda si článek vůbec přečte. Přestože ilustrační fotografie šťastných rodin a rozesmátých mladých lidí se na první pohled zdají lepším řešením, čtenáři už je čím dál tím víc vnímají jako uniformní a nicneříkající. Ideální proto je, když fotografie není jen ilustrací, ale přináší sama o sobě sdělení. Informačně hodnotnější tedy je třeba pohled do běžně nedostupných provozů vaší společnosti, fotografie z firemního plesu a podobně. Je-li na fotografii více lidí, popisují se v pořadí běžného čtení, tedy zleva doprava (Jan Novák a Pavel Pracovitý). Větší „chumel“ lidí bývá vhodné opatřit i upřesněním jejich umístění v závorce, například: Jan Novák (v dolní řadě druhý zleva) a Pavel Pracovitý (v horní řadě první zprava) na setkání nejlepších manažerů uplynulého roku. Přehnaná snaha o přesné popisky může vést k až absurdním situacím. Pozor proto na případy, kdy je na fotografii ze ZOO váš ředitel vedle orangutana. Tam je zbytečné, abyste za jméno ředitele přidávali upřesnění typu „vlevo“. Stejně nevhodné je od sebe rozlišovat muže a ženu - kdo je pan Novák a kdo paní Nová, to by na jejich společné fotce měl každý poznat sám. ODLIŠNOSTI PŮSOBÍ PODIVNĚ Zatímco pravopisné chyby a opakující se překlepy odhalí většina čtenářů, některých méně nápadných „drobností“ si všimne menší okruh čtenářů. Přesto i ony pro vás nejsou dobrou vizitkou. Nejde jen o nějaké formality - porušení níže uvedených zásad často v praxi u čtenáře vede k podvědomému dojmu, že „něco není v pořádku“. Dochází k rozporu mezi úpravou, na kterou je zvyklý u jiných textů, a podobou vámi podávané písemné informace. Častou chybou je chybějící mezera po tečce - textech jako „V. Havel“ a „15. dubna“, a samozřejmě i mezi předchozí a následující větou. Nedokonale působí i jednoslabičné předložky na konci řádku. Zatímco v textu časopisu to lze mnohdy obtížně ohlídat, ve dvouřádkovém titulku powerpointové prezentace je to jasný amatérismus: Zhodnocení situace v oboru služeb Předložka patří před slovo, k němuž se vztahuje. SMYSL ZMĚNÍ I ZDÁNLIVÁ MALIČKOST Podívejme se ještě na několik zdánlivých maličkostí, v kterých se často chybuje. Přitom mohou nechtěně změnit smysl textu a popudit čtenáře i lidi, o nichž v článku píšete. Zmatky v textu a často i změnu významu může způsobit hlavně nesprávné použití závorek a přímých řečí. Nejčastěji jde o situaci, kdy závorka nebo přímá řeč sice začíná, ale není jasné, kde končí - autor na její zakončení prostě zapomněl. Nebo když přímá řeč končí o pár vět později, než má -citované osobě pak vkládáte do úst něco, co neřekla. Další rozšířenou chybou je nevhodné zaměňování slov „díky“ a „kvůli“. První z nich nepoužívejte, pokud má příčina negativní následek. V takovém případě raději použije „kvůli“. Vhodné použití: Díky novému zákonu mohou žít děti ve zdravějším prostředí. Nevhodné použití: Díky zemětřesení zahynulo osm dětí. HRÁTKY S ČÍSLY Píšeme-li řadové číslovky (první, druhá, osmý, dvacátého pátého, třicátým) číslem a ne slovy, vždy po nich následuje tečka. Číslice neskloňujeme, nepíšeme za něj žádné dodatky typu „18-tý“, „20tého“ a podobně. Píšeme pouze číslo („předpokládáme účast 254 osob“), případně již zmíněnou tečku („jde o náš 18. zlepšovací vynález“). Nezdá-li se vám to, rozepište raději číslovku slovy. Chybuje se také u procent. Přitom je zásadní rozdíl, zda znak procent napíšete hned po číslu, nebo až po mezeře: 15 % = 15 procent 15% = 15procentní Pamatujte také na matematický „chyták“, že zvýší-li se nějaký podíl třeba z 14 na 28 procent, nejde o nárůst o 14 procent, ale o 14 procentních bodů! (Vyjádřeno procenty se totiž jedná o nárůst o 100 procent). Číslovky od jedné do devíti je v běžném textu (ne v tabulkách a podobně) vhodnější psát slovy, zejména kvůli omezení problémů při lámání textu na konci nebo na začátku řádku - osamocené jednociferné číslice působí divně. V českém prostředí je normou psát desetinné čárky, nikoliv tečky. Stejně tak nepíšeme tečky za řády (miliony, tisíce a podobně), protože by to mohlo vést k záměně právě s desetinnými místy. Píšeme: 10,2 milionu, nikoliv 10.2 milionu 104 tisíc nebo 104 000, nikoliv 104.000 Velmi rozšířeným nešvarem je také chybné uvádění času. Máte-li otevřeno od 10 do 18 hodin, napište buď „od 10 do 18 hodin“, nebo „10-18 hodin“. Nikoliv „od 10-18 hodin“. Pomlčka se v tomto případě čte jako až, takže byste sice otevírali někdy mezi 10. a 18. hodinou, ale kdy vlastně zavíráte? | U podobných fotek je nevhodné upřesňovat, kde se na ní nalézá výherce zákaznické soutěže.| NA CO SI JEŠTĚ DÁT POZOR Další časté chyby a nedostatky jsou sice menší závažnosti, přesto si byste kvůli nim mohli zkazit dojem přinejmenším u vzdělanějších klientů a obchodních partnerů. Ve slově „dceřiné“ se píše jediné N, nikoliv tedy dceřinné. „Optimální“ nebo „ideální“ je vždy nejvyšší stupeň, proto nic nemůže být „nejoptimálnější“ nebo „nejideálnější“. Kompletní název úřadů začínáme velkým písmenem (Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy České republiky, Úřad práce v Berouně). Zkrácené názvy naopak malým písmem (ministerstvo školství, úřad práce). Názvy míst začínáme velkým písmenem (Beroun, Řecko), z nich odvozená přídavná jména však vždy s malým (berounský, řecký). Vyhněte se neustálému opakování pomocných sloves jako „bude“. Místo „budou zahájena“ lze jednoduše napsat „zahájí“, místo „budeme čekat“ třeba „počkáme“. Pokud myslíte „zatím poslední“, nepoužívejte výraz „poslední“, ale „minulý“, „předešlý“, „nejnovější“ nebo „zatím poslední“. (Poslední novinka naší firmy = neuvedete už žádnou další novinku?) S již zmíněným neosobním úřednickým stylem souvisí také nadměrné používání výrazu „finanční prostředky“. Pokud tím nemyslíte něco jiného než peníze, napište prostě jednoduše „peníze“. Vyhněte se zbytečnému používání cizích slov. Například spojení „zrealizoval činnost“ lze jednoduše nahradit slovesem „udělal“. Srozumitelnosti textu prospěje, nebudete-li používat dvojitý zápor. Místo „nejsou neomezené“ napište jednoduše „jsou omezené“.

Mohlo by vás zajímat

  • Pavel Ryba - muž, který Čechům prodá ročně tunu zlata

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

Hry pro příležitostné hráče