7 kroků, jak přežít GDPR: Jak uřídit data? Co nepotřebujete, vyhoďte (2)

V druhé části seriálu o zavádění GDPR v organizaci se blíž podíváme na samotnou správu dat, tedy na to, jak data řídit, klasifikovat a celkově s nimi nakládat. Co je tedy potřeba udělat, aby vaše firma při kontrole, zda plníte evropské nařízení o ochraně osobních údajů, uspěla?

Identifikaci osobních údajů v rámci vaší organizace jsme si popsali v minulém díle. Nyní se budeme soustředit na samotnou správu dat. Nejprve musíte zjistit, jaká data v organizaci máte. Soupis osobních údajů je ideální pořídit hned v první fázi – společně s jejich stručným popisem. Poté je třeba vytvořit plán řízení dat.

Nejprve musíte zjistit, jaká data v organizaci máte. Soupis osobních údajů je ideální pořídit hned v první fázi – společně s jejich stručným popisem. Poté je třeba vytvořit plán řízení dat. Takový plán vám usnadní definování procesů, rolí a odpovědností za přístup k osobním údajům, ale i jejich samotnou správu, používání a v neposlední řadě rovněž soulad s nařízením GDPR. Plán řízení dat dá navíc vaší organizaci jistotu, že budete plnit požadavky, které se týkají výmazu, přístupu, přenosu či jiných úkonů, jež po vás mohou zákazníci, zaměstnanci a další osoby podle GDPR žádat.

Smíme data zpracovávat?

V druhém kroku bude potřeba vyhodnotit, zda všechny osobní údaje opravdu smíte mít a zda a jak s nimi můžete nakládat, tedy zda je jejich zpracování oprávněné. Abyste v rámci vaší organizace byli schopni tuto otázku vyhodnotit, potřebujete si ujasnit právní základ (někdy také označovaný jako titul) k jednotlivým osobním údajům. Tím může být například smlouva se zákazníkem, souhlas, oprávněný zájem nebo zákonné zmocnění. GDPR klade na každý právní titul určité požadavky. Souhlas musí být například jednoznačný, smlouvu musíte uzavřít přímo s koncovým uživatelem, zákon musí ke zpracování přímo zmocňovat.

Proč vůbec osobní údaje zpracováváme?

S identifikací právního titulu úzce souvisí vyjasnění toho, proč vůbec osobní údaje zpracováváte. Stanovení účelu je totiž nezbytné pro to, abychom s osobními údaji mohli nakládat. Musíte tedy vyhodnotit, zda právní základ zpracování odpovídá tomu, jak s daty ve skutečnosti nakládáte. Pokud například zpracováváte údaje zákazníka z důvodu plnění smlouvy, těžko byste odůvodňovali, že si všechna data ponecháváte ve svých systémech ještě mnoho let po ukončení smluvního vztahu.

Takzvaná minimalizace údajů, tedy jejich omezení na nezbytný rozsah, je jednou ze základních zásad GDPR. Při každé činnosti je tedy třeba zvážit, zda skutečně potřebujete všechny uchovávané údaje. Skutečně musíte mít třeba rodné číslo? Nemůže stejně dobře posloužit email či telefon? Pokud nejsou údaje nezbytné, pryč s nimi.

Co pomůže s řízením dat?

Komplexní přehled o zdroji, právním titulu, účelu i době, po kterou jste oprávněni údaje zpracovávat, to všechno jsou nezbytné náležitosti plánu řízení dat, který byste měli vytvořit a zavést. Na podporu řízení dat existuje řada řešení, která vám s plánováním, tříděním a strukturováním dat pomohou.

Osobní údaje a jejich správu lze svěřit cloudovým produktům, jako jsou Azure, Office 365 nebo Dynamics 365. V rámci Azure lze využít Azure Active Directory, tedy adresář, který zajišťuje správu identit a řídí přístup ke službě i k dalším zdrojům, datům i aplikacím. Nástroje Office 365 vám naopak pomohou řídit životní cyklus emailů a dokumentů díky efektivnímu třídění potřebného a nadbytečného obsahu.

Chytře a bezpečně

V příští části seriálu GDPR v cloudu vám vysvětlíme, jak důležitá je kategorizace osobních údajů podle úrovně jejich rizikovosti. Zaměříme se i na zavedení nástrojů pro řízení přístupu k těmto údajům a představíme cloudové technologie, jež vám při tom mohou pomoci.

Podrobný návod, jak využít cloud k zajištění souladu s GDPR, najdete zde.

Autor článku Jiří Černý je ředitelem pro právní záležitosti, Microsoft Česko a Slovensko


Mohlo by vás zajímat

Finance
Jak se rychle a snadno zorientovat v německých volbách
Co se v roce 2018 změní se zvýšením zdravotního pojištění pro OBZP?
Je libo hypotéka se slevou?
Konec kvót na cukr - hrozba, nebo příležitost pro naše cukrovary?
Chcete změnit zdravotní pojišťovnu? Máte čas do 30. září, jinak až za půl roku
Auta
Peugeot 208, 2008 a příbuzné Citroëny dostanou do dvou let…
Porsche 911 GT2 RS údajně zajede Nordschleife pod sedm minut
Další ukázka hlavní výhody elektromobilů v praxi. Tesla ovládla největší drag race
Kviz: Poznáte tato známá americká auta?
Chystá se další velký sportovní sedan. Lexus už brzy ukáže LS F s výkonem 600 koní
Technologie
Další ukázka hlavní výhody elektromobilů v praxi. Tesla ovládla největší drag race
Windows 10 Insider Preview build 16296 opravuje drobné chyby. Pozor na jazykové balíčky
Cnews FM: Náhrada za reklamy a podivné počty Microsoftu [podcast]
GPU Vega 11 by mohlo mít 2048 shaderů, AMD s ním prý chystá Radeony RX Vega 32 a 28
Intel prý chystá už i dvoujádrové Kaby Lake-X, extrémní Core i3 pro platformu X299
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít