Kancelář bez papíru – utopie, nebo realita?

15. prosince 2014, 00:00 - Michal Půr
15. prosince 2014, 00:00

Od jednoúčelových kopírek jsme se propracovali až k řízení firemních dokumentů, říká business development director ze společnosti Konica Minolta

Byznys s kopírkami a tiskárnami zažil během posledních dvou dekád hned několik zemětřesení. Objem vytištěných stran ale zůstává nezměněný, říká Jiří Jelínek, business development director ze společnosti Konica Minolta.

* Ve společnosti Konica Minolta jste 17 let. Jak moc se za tu dobu byznys změnil?

Když jsem v roce 1997 přišel do firmy (tehdy ještě Minolta, ke spojení s Konikou došlo až v roce 2003), byla tato značka široké veřejnosti známá především jako výrobce fotoaparátů. Hlavní komoditou ale tenkrát byly kopírovací stroje, které firmu živily. U fotoaparátů se vzhledem ke změně technologií a výraznému poklesu cen časem zjistilo, že jde o nevýdělečný byznys, tak jsme jej celý odprodali. Kopírky se postupně naučily faxovat, tisknout a skenovat a my jsme novým vlastnostem produktu museli přizpůsobit i naši obchodní strategii. A dnes u zákazníků zajišťujeme nejen tisk a skenování, ale i digitalizaci, vytěžování a oběh dokumentů. Takže od kopírek jsme se propracovali až k řízení firemních dokumentů.

* Dnes už je ale jen málo těch, kteří dokumenty kopírují. Jak se zacházení s dokumenty změnilo z pohledu uživatele?

V minulosti byl na analogových kopírkách poměr sto procent kopírování, protože kopírka nic jiného neuměla. S novými funkcemi se to ale začalo postupně měnit – dnes se na našich strojích tiskne 85 procent stran, pouze 15 procent stran je kopírovaných. Celkový objem stran se ovšem kupodivu nezměnil – dříve byly v papírové podobě a bylo nutné je namnožit, nyní je podstata dokumentu elektronická a často je nutné jej vytisknout. Tiskne se sice daleko menší procento dokumentů, ale tím, že celkový objem informací závratně roste, absolutní objem tištěných stran se v podstatě nemění.

* Jak často jsou vaše stroje využívány pro skenování?

Počet skenů za poslední dva roky vzrostl asi o 450 procent. Se vzrůstajícím objemem skenování zákazníci pochopili, že posílat si skeny mailem není ta správná cesta. Nyní se nás ptají na možnosti další práce s digitalizovanými dokumenty – jak je správně sdílet, dlouhodobě archivovat či jak zajistit jejich oběh firmou podle interně stanovených pravidel. U zákazníků tak řešíme například: vytěžování údajů z papírových faktur přímo do účetních systémů bez nutnosti pracného přepisování; proces tvorby, změn a schvalování výrobní dokumentace, smluv, směrnic či technologických postupů nebo proces schvalování nejrůznějších forem žádanek, od žádostí o služební cestu po schvalování investičních celků.

* Kdo jsou dnes vaši hlavní zákazníci?

Zákazníky jsou především komerční firmy a veřejná správa. Nemáme žádné kritérium velikosti firem podle obratu či počtu zaměstnanců – pro nás je důležité, jaký má firma objem tisku či zpracovávaných dokumentů. Existují malé firmy s minimem zaměstnanců, ale obrovskou potřebou tisku a skenování, například advokáti či auditorské firmy. A většina firem všech velikostí využívá některou z agend, kterými se zabýváme: zpracování objednávek a faktur, vypracování či kontrola smluv, řízená dokumentace, výběrová řízení, žádanky, personalistika, firemní či zákaznické portály.

* Jak se u vás projevila ekonomická krize v uplynulých letech?

Krizi jsme prakticky nepocítili. Některé projekty se sice odložily nebo trvalo déle jejich schválení, ale současně jsme získali nové zákazníky, protože jsme jim nabídli úsporu nákladů. U zákazníka na základě analýzy zjistíme, kde jsou nejvýraznější zdroje plýtvání v oblasti práce s dokumenty, a nabídneme řešení, jak tyto náklady minimalizovat. Zejména státní správa výrazně plýtvá – u jedné státní organizace jsme dokonce zjistili, že má víc tiskáren než lidí. Pokud místo deseti osobních tiskáren využijete jednu sdílenou, která má sice vyšší pořizovací náklady, ale daleko nižší náklady provozní, můžete ušetřit kolem 30 procent celkových nákladů na tisk. A můžete získat dokonce lepší funkce zařízení, jako je duplexní tisk nebo jednoprůchodové skenování obou stran dokumentů, které opět vedou k úsporám. Podobně pokud zavedete transparentní systém pro schvalování faktur, lze eliminovat sankce za opožděné platby. Co se dá také přesně vyčíslit, jsou ztrátové časy při vyřizování urgencí a upomínek. U středně velké firmy, která obdrží deset tisíc faktur ročně, odhadujeme celkové úspory v této oblasti ve výši 350 tisíc až půl milionu korun ročně.

O autorovi| Michal Půr • pur@mf.cz

Mohlo by vás zajímat

  • Pavel Ryba - muž, který Čechům prodá ročně tunu zlata

  • Majitel textilky Juta a senátor Hlavatý: V Senátu by…

  • Jan Hawelka: kavárenská hvězda z Mostu

  • Aleš Kučera: Chvíli potrvá, než se lidé naučí se státem…

  • Ondřej Kania: Otevřeme další dvě školy

  • Martin Burda: Bankám v Česku ujíždí vlak

  • Mnislav Zelený Atapana: Přítel amazonských indiánů

  • Jan Bílý: Nebuď uštvaný manažer. Buď král!

  • Jaroslav Žlábek: Na jedno nabití ujedeme 1000 kilometrů

Hry pro příležitostné hráče