Digitalizace vs. úspory

15. dubna 2013, 00:00 - LADISLAV NOVÁK
15. dubna 2013, 00:00

Základním kamenem pro správné nastavení digitalizace je archivační a skartační řád

Téma úspor je v současné době velmi živé, každý se snaží najít stále nová místa, kde náklady snížit. Nicméně každé šetření má svá pravidla, kterými je dobré se řídit. V opačném případě se totiž z úspor mohou stát další náklady. Jednou z možných cest snížení nákladů je zavedení digitalizace dokumentů.

Digitalizace se může zdát velmi jednoduchá.

Naskenované dokumenty zkrátka někam uložíte a pak archivujete i papírové originály. Pokud však digitalizaci zahájíte takto, většinou velmi brzy zjistíte, že jste asi na začátku cosi opomněli. A to něco je řád, podle něhož je nutné digitalizaci provádět. Co je tedy dobré si na začátku říci? „Chci řídit dokumenty v celé společnosti, nebo pouze v části?“ – to je klíčová otázka.

Neméně důležitý je i následující krok.

A tím je analýza, jaké dokumenty chcete digitalizovat. Je třeba zjistit, zda jde o dokumenty, které budete potřebovat pro případnou kontrolu ze strany státních orgánů, nebo o provozní dokumenty, které slouží jen pro vaši interní potřebu.

Základním kamenem pro správné nastavení digitalizace dokumentů je archivační a skartační řád. Jde o velmi důležitý dokument, který může v budoucnu ušetřit mnoho starostí a často i peněz. Je také klíčovým prvkem při výpočtu potřebné kapacity na disku, volbě způsobu zabezpečení, definici přístupových práv a slouží i jako zadání pro realizující společnost. Důležité také je udržovat archivační a skartační řád stále aktuální.

Druhým podstatným úkolem je určit aplikace, které budou využívat data z dokumentů.

Stejně tak je nutné si rozmyslet, jestli potřebujeme získat editovatelnou podobu celého dokumentu, nebo zda stačí vytěžit pouze některé informace. K tomu slouží tzv. matice informací. Ta definuje využívané aplikace, datová pole a typy informací, které chcete vytěžit.

V neposlední řadě je velmi důležitým prvkem také podpora celého projektu vrcholovým managementem. Stejně jako každá novinka i digitalizace přináší změnu v běžném fungování společnosti. Pokud ale kdokoli v rámci procesu zavádění povolí byť jedinou výjimku, je celý projekt ohrožen. Pro správné fungování archivu je totiž důležitý každý detail, a proto je skutečně nutné přistupovat k digitalizaci důsledně už při jejím zahájení.

Prostřednictvím digitalizace je každopádně možné dosáhnout významných úspor. Pokud však s tímto procesem nemáte zkušenosti, doporučuji obrátit se na odborné firmy, které se touto oblastí zabývají. Směřování ke společnosti bez papírů je jedním z trendů současnosti a v budoucnu se bude k tomuto cíli blížit stále více firem.

O autorovi| LADISLAV NOVÁK ředitel oddělení konzultační služby Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o.

Mohlo by vás zajímat

Finance
Praktický návod: jak začít s bitcoinem – výběr vhodné peněženky
EU: Jak vysoké je zdanění práce u podprůměrných mezd?
Macron ve stopách Babiše
Velký dovolenkový speciál: jak nejlépe používat platební kartu na dovolené
Finance.cz nově najdete v aplikaci Tapito
Auta
Seat Arona je přizvednutá Ibiza. Má být levnější než Juke
BMW X3 třetí generace je lehčí, rychlejší a nabídne klíč s displejem jako BMW řady 7
Jaguar opět rozšířil nabídku motorů pro XE, XF a F-Pace. Nový dvoulitr 30t má 300 koní
Tradiční londýnská taxi dostanou elektrický pohon. Premiéra proběhne v Goodwoodu
Proč má být Kia Stinger tak dobrá? Protože na Nürbrugringu odjela desítky tisíc kilometrů
Technologie
Nová generace karet GeForce bude založená na evoluci Pascalu. Volta a HBM2 jen v HPC?
Harry Potter slaví 20. výročí. Google vás provede slavnými lokacemi světa čar a kouzel
Nintendo už zase recykluje. Uvede novou verzi konzole SNES s 21 hrami
Úspěch jako hrom. Na oběžné dráze je první česká nanodružice
Další hardwarové chyby procesorů. AMD má problém v Ryzenu, Intel u Skylake a Kaby Lake
Hry pro příležitostné hráče
Zavřít